Техническое обеспечение делопроизводства

Министерство здравоохранения Республики Беларусь

Отдел организационной работы, делопроизводства и материально-технического обеспечения

Начальник отдела
Ерема Василий Васильевич

Офис: 845
Тел.: (017) 222‑62‑47

Сотрудники

Основными задачами отдела являются:

  • обеспечение и четкая организация делопроизводства в Министерстве;
  • обеспечение контроля за своевременным исполнением структурными подразделениями центрального аппарата Министерства и организациями, подчиненными Министерству, поступивших в Министерство документов;
  • материально-техническое обеспечение деятельности Министерства, создание необходимых условий для эффективной работы сотрудников центрального аппарата Министерства.

Совет Республики
Национального собрания
Республики Беларусь

Палата представителей
Национального собрания
Республики Беларусь

Каталог официальных сайтов
всех государственных органов

Министерство здравоохранения Республики Беларусь.
220048, г. Минск, ул. Мясникова, 39.
Телефон: (017) 222-65-47 (Канцелярия),
Факс: (017) 222-46-27
e-mail: [email protected]

Политика конфиденциальности © 2017 Министерство здравоохранения Республики Беларусь

Документационное обеспечение управления ДОУ (стр. 1 из 4)

2. Документационное обеспечение управления (ДОУ)

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Для того чтобы оказать помощь сотрудникам различных компаний в решении проблем, связанных с созданием документов и организацией работы с ними, консалтинговая группа «ТЕРМИКА» выбрала одним из направлений своей деятельности документационное обеспечение управления и архивное дело.

В соответствии с этим консалтинговая группа «ТЕРМИКА» предлагает различные линейки программных продуктов в сфере ДОУ и архивного дела как собственного производства, так и разработки своих партнеров и предоставляет полный комплекс услуг, начиная от нормативно-методической поддержки ДОУ и обучения основам делопроизводства, заканчивая автоматизацией, включающей проведение обследования, разработку регламентов и инструкций, настройку и внедрение автоматизированных систем, а также обучение пользователей и системных администраторов.

Предоставление подобного многообразия программных продуктов и услуг предполагает тесное взаимодействие сотрудников компании с другими профессиональными специалистами в области ДОУ. Поэтому консалтинговая группа «ТЕРМИКА» сотрудничает с Федеральным архивным агентством (Росархивом), Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Высшей школой документоведения и документационного обеспечения управления Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ), кафедрами «Документоведения и документационного обеспечения управления» различных вузов России, среди которых – кафедра Историко-архивного института РГГУ, а также разработчиками АСДОУ и другими заинтересованными авторами и компаниями.

В данном разделе сайта, посвященном делопроизводству и электронному документообороту, содержится информация о программных продуктах и услугах, предоставляемых консалтинговой группой «ТЕРМИКА», а также информационные ресурсы: «Энциклопедия делопроизводства» и «Нормативные документы по делопроизводству».

3. Нормативно-методическое регулирование ДОУ

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

унифицированные системы документации;

нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

С правовыми актами, нормативными, а также методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела можно ознакомиться, используя следующие информационные продукты:

Информационно-справочную систему архивной отрасли (ИССАО);

Информационную систему архивистов России (ИСАР) – приложением к ИССАО.

«Информационно-справочная система архивной отрасли» – официальная база данных Федерального архивного агентства (соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО «ТЕРМИКА» от 18 марта 2003 г.) является уникальной и единственной информационной системой, содержащей нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела.

Комплектование раздела ИССАО «Нормативно-методические основы документационного обеспечения управления» возложено после согласования с Росархивом на Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), кроме этого информационную поддержку по ведению данного раздела оказывает кафедра «Документоведения и ДОУ» Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета (ИАИ РГГУ), благодаря чему в «Информационно-справочной системе архивной отрасли» собраны практически все правовые акты, нормативные документы и опубликованы уникальные методические рекомендации, регламентирующие технологию создания документов и организацию работы с ними.

В приложение к ИССАО – «Информационную систему архивистов России» – входят законодательные акты и нормативно-методические документы субъектов Российской Федерации, а также справочник по вузам России, готовящим студентов по специальности «032001 (350800) — Документоведение и документационное обеспечение управления» и справочник диссертационных советов по специальности «05.25.02 – Документалистика, документоведение, архивоведение».

4. Разработка нормативных документов по ДОУ

Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.

Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536) и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.

Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации. Общие требования, предъявляемые к номенклатуре дел, закреплены в части 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.

1.3.2. Технический проект арм отдела делопроизводства (армод) Технико-экономическое обоснование армод

Внедрение ЭВМ в работу ОД приводит к тому, что работа с документацией становится менее трудоемкой: (1) оперативно получают стандартные формы ответов на запросы. С введением ЭВМ достаточно внести в введенную в компьютер стандартную форму изменяющиеся данные и трудоемкая работа выполнена достаточно быстро. Не стоит забывать и о том, что сделав ошибку или помарку (иногда даже из-за нее приходится переписывать лист на бумаге), на компьютере достаточно нажать нужную клавишу и ошибки нет; (2) получение стандартных форм справок. Повышается оперативность выдачи нужных справок и подготовки приказов.

Но при разработке автоматизированного ОД возникает несколько проблем:

Проблема: техническое обеспечение отдела делопроизводства.

Отдел имеет определенное техническое обеспечение.

Этот вариант наиболее простой, т.к. наша задача сводится лишь к определению возможна ли установка нашей программы на компьютеры, которыми располагает отдел. Если это невозможно необходимо порекомендовать наиболее подходящую модель. После установки и отладки программы провести краткий курс обучения сотрудников.

Отдел не имеет техническое обеспечение.

Этот вариант более сложный в своем исполнении, т.к. требует ответов на множество вопросов:

В 1 случае все было просто, нас просили только поставить и обучить уже имеющих работать на ЭВМ сотрудников. В этом случае нужно определить чего хочет клиент. С минимальными затратами получить нашу программу (т.е. ему нужно самое дешевое техническое обеспечение) или с нашей помощью создать хорошее техническое обеспечение отдела делопроизводства с учетом его активного использования в дальнейшем.

Клиенту, желающему потратить как можно меньше денег стоит рекомендовать 386/ – АТ компьютер и практически любой принтер.

“Серьезным” клиентам можно рекомендовать 486 DX/2AT или Pentium в сочетании с лазерным принтером.

Обучение сотрудников фирмы.

Эта проблема одинаково остро стоит перед любой фирмой, которая создает свою техническую базу. Пожалуй сложнее эту проблему решить, в плане какие пакеты изучать в первую очередь, клиентам, которые хотят 486 DX/2AT или еще более современные компьютеры. Сотрудники таких фирм не знают точно какие компьютеры будут куплены и какое к ним программное обеспечение, в то время как на фирмах с относительно скромными запросами точно известно какие компьютеры покупаются и какое к ним программное обеспечение. Следовательно, сотрудники изучают в первую очередь именно эти пакеты.

Проблема: компьютерная грамотность сотрудников.

Некоторые сотрудники не только не умеют, но и не хотят работать на компьютере. Как правило это пожилые люди и как правило специалисты своего дела. Они просто не доверяют компьютеру (в чем-то они правы). Хотя по большому счету такая программа безусловно нужна.

Далее рассмотрим графики, которые наглядно показывают какая из моделей компьютеров наиболее эффективна при реализации АРМОД (рис. 59, 60).

1 график: зависимость быстродействия процессора от объема вводимой информации.

Объем информации 29700000 зн.

Быстродействие процессора для: -386/-DxAT 750

Понятие документационного обеспечения управления

Одним из основных источников терминологии делопроизводства является ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 документационное обеспечение управления (ДОУ) – это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

Для понимания ДОУ как процесса лучше обратиться к другому понятию, которое появилось значительно раньше:

Делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Как видно из определения, для обеспечения функций управления документами необходимо организовать основные делопроизводственные процессы:

1) Документирование — запись информации на носителе по установленным правилам.

2) Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

3) Оперативное хранение документов — хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

4) Использование документов — применение информации документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему документационного обеспечения управления.

Система ДОУ представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающих процесс делопроизводства.

Элементы системы ДОУ:

— регулирующая (нормативная) среда, устанавливающая принципы работы и приемы обработки документов конкретного предприятия;

— штат конкретного предприятия (структурные подразделения и должностные лица, осуществляющие функции по ведению делопроизводства);

— материально-техническое обеспечение (технические и программные средства);

— внешние пользователи — государственные органы, органы местного самоуправления либо юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к документам для получения и использования необходимой информации.

Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с основами законодательства Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела.

В структуре каждой организации создается служба делопроизводства или назначается должностное лицо, на которое возложены функции по ведению общего делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях.

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления

Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности учреждения.

Всем организациям необходимо идентифицировать регулирующую их деятельность среду и требования к документированию их деятельности. Политика и процедуры деятельности организаций должны учитывать регулирующую среду. Нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны содержать соответствующие доказательства ее соответствия регулирующей среде.

Регулирующая среда включает:

а) законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательству, электронной коммерции, защите данных, информации;

б) стандарты, относящиеся к практической деятельности; в) правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт;

г) добровольно применяемые кодексы поведения и этики;

д) идентифицируемые общественные ожидания, касающиеся приемлемого поведения в специфической отрасли или организации.

Вопросы ДОУ регулируются нормативно-правовыми актами:

1) Конституция Российской Федерации.

— Гражданский кодекс Российской Федерации (части 1, 2, 3, 4)

— Трудовой кодекс Российской Федерации

— Налоговый кодекс Российской Федерации (части 1, 2)

— Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

— Уголовный кодекс Российской Федерации

— Федеральный конституционный закон 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»

— Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»

— Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»

— Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

— Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»

— Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

— Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

— Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»

— Закон Российской Федерации от 25.10.1991 N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»

— Закон Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации»

— Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров»

— Постановление Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27 декабря 1995 г. № 1268

— Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»

— Постановление Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. № 225

— Постановление Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

— Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

— ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

— ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

— ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

6) Общероссийские классификаторы:

— Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). ОК 011-93

— Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

7) Правила, инструкции по делопроизводству:

— Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558

— Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

— Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477)

— Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105)

— Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом)

8) Локальные нормативно-методические документы предприятий:

— устав, положения (об организации, структурных подразделениях, коллегиальных органах), должностные инструкции работников;

— стандарты, положения, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия;

— табели, альбомы, формы документов предприятия;

— приказы и др. локальные нормативные акты предприятия.

Нормативно-правовое и методическое обеспечение делопроизводства

Технологический процесс создания, обработки, движения документов в организации, хранения и использования их в текущей деятельности, вопросы работы службы документационного обеспечения управления, ее структура, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты регламентируются совокупностью законов, нормативных правовых актов и методических документов.

Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, содержащих общие принципы организации документационного обеспечения управления, регламентирующих процессы и технологии создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения, а также работы службы документационного обеспечения, включая ее структуру, функции, штаты и другие аспекты.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

• законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

• указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства;

• правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

• правовые акты органов законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, касающиеся вопросов документационного обеспечения управления;

• локальные нормативные акты по делопроизводству организаций, учреждений и предприятий;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

• правовые нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

• правовые нормативные документы по организации архивного хранения документации.

Статья 24 Конституции РФ закрепляет обязанность органов государственной власти и органов местного самоуправления, их должностных лиц обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом. В статье указывается также на недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия.

Ряд статей Гражданского кодекса РФ, составляющего основу гражданского законодательства, устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, реорганизации, подтверждения правоотношений и т.д. В нем устанавливаются виды учредительных документов юридического лица, состав необходимых реквизитов и требования к их содержанию, предусматривающие обязательное указание в них наименования организации, места ее нахождения и порядка управления деятельностью (ст. 52); содержатся требования к оформлению ценной бумаги письменной формы сделки (ст. 142–144, 160); устанавливаются виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны в пользу другой стороны (ст. 307); содержатся общие положения о договоре – соглашении двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, определяются формы и особенности заключения, изменения и расторжения договора (ст. 420–453).

Уголовный кодекс РФ от 13.06.1996 № 63-ФЗ в ряде статей определяет ответственность за неправомерные действия с документами и информацией в случаях: неправомерного отказа должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов, непосредственно затрагивающих права и свободы граждан, или предоставления ложной, неполной информации (ст. 140); неправомерного доступа к охраняемой законом компьютерной информации (ст. 272); нарушения установленных правил обращения с документами, содержащими государственную тайну (ст. 284); служебного подлога, т.е. внесения в официальные документы заведомо ложных сведений, исправлений, искажающих их содержание (ст. 292); похищения, уничтожения, повреждения, сокрытия официальных документов, штампов, печатей (ст. 325); подделки официального документа, изготовления поддельных штампов, печатей (сг. 327) и др.

Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (далее – ТК РФ) включает ряд статей, определяющих содержание и форму таких документов, как трудовой договор (ст. 57, 67), трудовая книжка (ст. 66); условия заключения трудового договора с бывшими государственными и муниципальными служащими (ст. 64.1), устанавливает обязательность применения правил внутреннего трудового распорядка, графика отпусков (ст. 123, 190), сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними работников (ст. 67, 68 и др.), порядок работы с персональными данными (ст. 86–88), порядок согласования документов или учета мнения первичной профсоюзной организации или представительного органа (ст. 8, 190 и др.); определяет документы, которыми оформляются основные кадровые процедуры (ст. 67, 68, 84.1, 193 и др.), порядок работы с трудовой книжкой (ст. 65, 66, 84.1).

Статья 5 ТК РФ устанавливает, что регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений осуществляется:

• трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда), состоящим из настоящего Кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права;

• иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права:

– указами Президента РФ;

– постановлениями Правительства РФ и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти;

– нормативными правовыми актами органов исполнительной власти субъектов РФ;

– нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Трудовые отношения регулируются также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

ТК РФ установлены главенство, иерархия и соподчиненность законодательных и нормативных актов. Исчисление сроков возникновения и прекращения трудовых отношений, оформление увольнений, определение стажа работы и во всех иных случаях, когда приходится учитывать каждый день работы гражданина, регулирует ст. 14 ТК РФ.

В ст. 23 ТК РФ дается определение понятия трудовых отношений – социального партнерства как системы взаимоотношений между работниками (представителями работников), работодателями (представителями работодателей), органами государственной власти, органами местного самоуправления, направленной на обеспечение согласования интересов работников и работодателей по вопросам регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений.

Статьей 24 ТК РФ установлены основные принципы социального партнерства:

• уважение и учет интересов сторон;

• заинтересованность сторон в участии в договорных отношениях;

• содействие государства в укреплении и развитии социального партнерства на демократической основе;

• соблюдение сторонами и их представителями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;

• полномочность представителей сторон;

• свобода выбора при обсуждении вопросов, входящих в сферу труда;

• добровольность принятия сторонами на себя обязательств;

• реальность обязательств, принимаемых на себя сторонами;

• обязательность выполнения коллективных договоров, соглашений;

• контроль за выполнением принятых коллективных договоров, соглашений;

• ответственность сторон, их представителей за невыполнение по их вине коллективных договоров, соглашений.

Статья 57 ТК РФ содержит обязательные для включения в трудовой договор условия, а также дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Статья также предусматривает включение в трудовой договор по соглашению сторон прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также прав и обязанностей работника и работодателя, вытекающих из условий коллективного договора, соглашений.

Статьей 65 ТК РФ предусмотрен перечень документов, которые обязан предъявлять гражданин при заключении трудового договора.

Основания для прекращения трудового договора содержатся в гл. 13 ТК РФ. Ссылка на статьи данной главы ТК РФ при увольнении работника является обязательной и должна полностью соответствовать тексту соответствующей статьи.

Статья 66 ТК РФ посвящена основному документу о трудовой деятельности и трудовом стаже работника – трудовой книжке. В соответствии с ней работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

ТК РФ внес ряд существенных изменений в порядок документального оформления трудовых отношений:

• расширен перечень документов, которые работодатель обязан предоставить работнику по его письменному заявлению (ст. 62). В него включаются и справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;

• работодатель теперь наделяется правом не только выдать дубликат испорченной трудовой книжки своему работнику, но и обязан по письменному заявлению лица, поступающего на работу, оформить новую трудовую книжку (с указанием причины отсутствия трудовой книжки);

• уточнен порядок приема и увольнения работника. Теперь приказ о приеме на работу составляется в трехдневный срок со дня фактического начала работы, а не со дня подписания трудового договора, как это было ранее;

• установлен общий порядок оформления прекращения трудового договора (ст. 84);

• работодателю – как юридическому, так и физическому лицу – вменено в обязанность принимать локальные нормативные акты для решения проблем организации труда, управления персоналом.

Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (далее – КоАП) определяет меры административного наказания за нарушения в сфере делопроизводства, касающиеся установленного Законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах, т.е. персональных данных (ст. 13.11); правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (ст. 13.20); порядка представления обязательного экземпляра документов, письменных уведомлений, уставов и договоров (ст. 13.23); порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей либо иных носителей изображения Государственного герба РФ (ст. 19.11); вводит институт дисквалификации, т.е. лишения физического лица, осуществляющего организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в организации, права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в состав совета директоров, осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных предусмотренных законодательством случаях (ст. 3.11); устанавливает порядок исполнения постановления о дисквалификации (ст. 32.11), административную ответственность за незаконное привлечение к трудовой деятельности государственного служащего (бывшего государственного служащего) (ст. 19.21).

Описание и порядок официального использования изображения Государственного герба РФ на бланках официальных документов определяется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (далее – Закон о гербе).

Законом о техническом регулировании установлено, что к документам в области стандартизации, используемым на территории РФ, относятся:

• правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Данный Закон установил обязательность применения общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и межведомственном обмене информацией.

Порядок формирования, организации хранения, учета и использования архивов и архивных фондов и управления ими определены Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле).

Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее – Закон о гражданской службе) введены новые формы документов, используемых при осуществлении процедур прохождения государственной службы (служебный контракт, должностной регламент, аттестационный лист, служебный распорядок государственного органа, заключение по результатам служебной проверки и др.). Закон установил объем компетенции кадровых служб, порядок осуществления основных процедур прохождения государственной гражданской службы, документационное сопровождение которых утверждено соответствующими указами Президента РФ.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Закон об информации) регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации.

В соответствии с данным Законом информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию и на информацию ограниченного доступа (ст. 4). Статьей 9 устанавливаются условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, а также запрет требовать от гражданина (физического лица) предоставления информации о его частной жизни, в том числе информации, составляющей личную или семейную тайну, и получать такую информацию помимо воли гражданина (физического лица), если иное не предусмотрено федеральными законами.

Статья 11 данного Закона устанавливает, что в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Законом предусмотрено, что электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон о порядке обращений граждан) устанавливает требования к письменному обращению граждан, порядок направления, регистрации письменного обращения и его рассмотрения, сроки рассмотрения письменных обращений, особенности рассмотрения отдельных обращений, порядок ведения личного приема граждан.

Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» в число мер по профилактике коррупции включил предъявление квалификационных требований к гражданам, претендующим на замещение государственных или муниципальных должностей и должностей государственной или муниципальной службы, а также проверку в установленном порядке сведений, представляемых указанными гражданами. Законом также вводится обязанность государственных и муниципальных служащих уведомлять об обращениях в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений.

Указами Президента РФ утверждены Положения: «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации» от 01.02.2005 № 110 (далее – Положение о проведении аттестации государственных служащих); «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)» от 01.02.2005 № 111; «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» от 01.02.2005 № 112 (далее – Указ о конкурсе); «О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим» от 01.02.2005 № 113; «О персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» от 30.05.2005 № 609 (далее – Положение о персональных данных государственного служащего); «О порядке получения дополнительного профессионального образования государственными гражданскими служащими Российской Федерации» от 28.12.2006 № 1474; «О проверке достоверности и полноты сведений, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими, и соблюдения федеральными государственными служащими требований к служебному поведению» от 21.09.2009 № 1065 (далее – Указ о проверке сведений и соблюдения требований к служебному поведению); «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» от 16.02.2005 № 159 (далее – Указ о примерной форме служебного контракта) утверждена «Примерная форма служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации».

Указами Президента РФ от 18.05.2009 № 557–561 установлен порядок представления сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера лицами, замещающими государственные должности РФ, федеральными государственными служащими, претендентами на занятие государственной должности РФ или должности федеральной государственной службы и некоторыми приравненными к указанным категориям лицами, а также сведений о доходах супругов и несовершеннолетних детей перечисленных лиц. Утверждено Положение, которым определяется порядок представления таких сведений, установлены формы соответствующих справок.

Указом Президента РФ от 18.05.2009 № 560 «О представлении гражданами, претендующими на замещение руководящих должностей в государственных корпорациях, фондах и иных организациях, лицами, замещающими руководящие должности в государственных корпорациях, фондах и иных организациях, сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера» установлено, что гражданами, претендующими на замещение руководящих должностей в государственных корпорациях, фондах и иных организациях, лицами, замещающими руководящие должности в государственных корпорациях, фондах и иных организациях впредь до издания соответствующих нормативных правовых актов РФ сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера представляются в соответствии с Положением о представлении гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и по форме Справки о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданина, претендующего на замещение должности федеральной государственной службы, которые утверждены Указом Президента РФ от 18.05.2009 № 559.

Федеральными государственными служащими и гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, сведения о доходах представляются в кадровые службы федеральных государственных органов. В том же порядке представляют сведения о доходах граждане, замещающие либо претендующие на замещение руководящих должностей в государственной корпорации или государственном фонде.

Указом о проверке сведений и соблюдения требований к служебному поведению руководителям федеральных государственных органов было поручено создать до 1 ноября 2009 г. в пределах установленной численности этих органов подразделения кадровых служб по профилактике коррупционных и иных правонарушений, определив должностных лиц кадровых служб, ответственных за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений и возложив на них следующие функции:

1) обеспечение соблюдения федеральными государственными служащими ограничений и запретов, требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов, исполнения ими обязанностей, установленных Федеральным законом «О противодействии коррупции» и другими федеральными законами;

2) принятие мер по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов на государственной службе;

3) обеспечение деятельности комиссий по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных служащих и урегулированию конфликта интересов;

4) оказание федеральным государственным служащим консультативной помощи по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению и общих принципов служебного поведения государственных служащих, утвержденных Указом Президента РФ от 12.08.2002 № 885, а также с уведомлением представителя нанимателя (работодателя), органов прокуратуры РФ, иных федеральных государственных органов о фактах совершения федеральными государственными служащими, государственными служащими субъектов РФ или муниципальными служащими коррупционных правонарушений, непредставления ими сведений либо представления недостоверных или неполных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

5) обеспечение реализации федеральными государственными служащими обязанности уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры РФ, иные федеральные государственные органы обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных правонарушений;

6) организация правового просвещения федеральных государственных служащих;

7) проведение служебных проверок;

8) осуществление проверки достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими, сведений, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, в соответствии с нормативными правовыми актами РФ, проверки соблюдения федеральными государственными служащими требований к служебному поведению, а также проверки соблюдения гражданами, замещавшими должности федеральной государственной службы, ограничений при заключении ими после ухода с федеральной государственной службы трудового договора и (или) гражданско-правового договора в случаях, предусмотренных федеральными законами;

9) подготовка указанными подразделениями кадровых служб (их должностными лицами) в соответствии с их компетенцией проектов нормативных правовых актов о противодействии коррупции;

10) взаимодействие с правоохранительными органами в установленной сфере деятельности;

11) анализ сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими, сведений о соблюдении федеральными государственными служащими требований к служебному поведению, о предотвращении или урегулировании конфликта интересов и соблюдении установленных для них запретов, ограничений и обязанностей, а также сведений о соблюдении гражданами, замещавшими должности федеральной государственной службы, ограничений при заключении ими после ухода с федеральной государственной службы трудового договора и (или) гражданско-правового договора в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Постановление о трудовых книжках) утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек). На основании постановления Правительства РФ от 01.03.2008 № 132 «О внесении изменений в постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225» в п. 35 Правил, в частности, внесены изменения, согласно которым при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, должны заверяться подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

В соответствии с данным постановлением Министерству труда и социальной защиты РФ поручено утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек. Однако поскольку данное поручение до сих нор не выполнено, продолжает действовать Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция по заполнению трудовых книжек), по ряду позиций вступающая в противоречие с требованиями постановления Правительства РФ от 01.03.2008 № 132. Практические работники кадровой службы не могут разрешить это противоречие, оказываясь в затруднительном положении при оформлении трудовых книжек работников. Например, Инструкция предусматривает использование печати организации (кадровой службы) при внесении в трудовую книжку записи об увольнении работника, Правила же требуют в данном случае печати только работодателя. Руководствуясь принципом верховенства закона, работники кадровой службы должны использовать в данном случае только печать организации.

В пакете правовых и нормативных актов, регулирующих вопросы делопроизводства, важное значение имеет также постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (далее – Правила оказания услуг почтовой связи), в котором, в частности, установлен порядок оформления адреса в реквизитах документов «Адресат» и «Справочные данные об организации».

Для сокращения количества применяемых форм министерствам и ведомствам рекомендовано разрабатывать унифицированные формы документов, включающие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, т.е. нормативные документы, в которых содержатся свод и присвоенные коды наименований объектов, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В зависимости от сферы применения классификаторы делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. В делопроизводстве организаций, учреждений и предприятий используются общероссийские классификаторы:

• ОКНО – Общероссийский классификатор предприятий и организаций;

• ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации;

• ОКОГУ – Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления;

• ОКАТО – Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления;

• ОКИН – Общероссийский классификатор информации о населении;

• ОКСО – Общероссийский классификатор специальностей по образованию.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (далее – ОКУД). Он используется:

• для регистрации форм документов;

• упорядочения информационных потоков;

• сокращения применяемых форм;

• исключения из обращения неунифицированных форм документов;

• обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

• контроля за составом документов и исключения дублирования используемой в системе управления информации;

• организации действенного контроля за применением унифицированных форм документов.

Сроки хранения документов закреплены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы от 06.10.2000.

В Перечень включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от функционально-целевого назначения, форм собственности, уровня и масштаба деятельности. Его требования распространяются на все организации, однако применяются в них по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется государственными, муниципальными организациями и негосударственными организациями – источниками комплектования архивов. Государственные, муниципальные организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы 10 лет, негосударственные – не менее 10 лет.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержден приказом министра культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Служба кадров акционерного общества должна иметь также Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Большую группу нормативных документов составляют локальные нормативные акты, создаваемые самостоятельно в каждой организации в соответствии с действующим законодательством.

Локальные нормативные акты – это юридические документы, содержащие нормы права, регулирующие трудовые (служебные) и иные связанные с ними отношения, принятые работодателем (представителем нанимателя) в установленном порядке в пределах своей компетенции в соответствии с действующим законодательством, коллективными договорами и соглашениями, в целях развития и конкретизации общих правил применительно к специфике соответствующей организации (органа).

Согласно ТК РФ в состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, должны входить:

• штатное расписание (ст. 57);

• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190);

• документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. 86–90);

• график отпусков (ст. 123);

• правила и инструкции по охране труда (ст. 212).

Эти кадровые документы входят в число тех, которые прежде всего проверяют инспектора федеральной инспекции труда.

Примерный перечень локальных нормативных актов, используемых в процессе управления персоналом организации, можно классифицировать по разным основаниям.

Для определения штатно-должностной структуры организации и правового статуса ее персонала создаются:

• правила служебного (внутреннего) распорядка организации;

• положение о персонале (определяющее статус основных категорий и групп персонала);

• положения о структурных подразделениях организации (положение о кадровой службе, о службе управления персоналом);

• положение о персональных данных и их защите;

• должностные инструкции (служебные регламенты).

Для регулирования вопросов применения основных кадровых технологий создаются положения:

• о порядке приема на работу;

• об испытательном сроке;

• о конкурсе для замещения вакантных должностей;

• о профессионально-должностном развитии персонала (о карьере персонала);

• о порядке назначения на руководящие должности;

• о ротации персонала;

• об аттестации персонала;

• о квалификационном экзамене (о порядке присвоения квалификации);

• об оценке персонала;

• о профессиональной подготовке персонала;

• о кадровом резерве;

• о порядке увольнения персонала.

Для регулирования вопросов стимулирования персонала создаются положения:

• о материальном вознаграждении персонала;

• о пенсионном обеспечении персонала;

• о моральном стимулировании персонала;

• корпоративный кодекс поведения персонала.

Еще по теме:

  • Судебный пристав старый оскол воробьев Старооскольский РОСП Проставьте оценки по каждому пункту и мы учтем Ваш голос: Квалификация сотрудников Добавить отзыв Использование материалов, опубликованных на сайте www.dolgi.ru допускается только с письменного разрешения […]
  • Цена спортивной страховки Спортивная страховка Подходит для спортивных секций и детских и взрослых спортивных соревнований, оплата картой на сайте, оригинал полиса на email — всего за 2 минуты Страховые полисы принимаются всеми федерациями: Преимущества […]
  • Н новгород земельный участок Собственник реализует земельный участок «Открытый склад», расположенный по адресу: Н. Новгород, ул. Монастырка, 11б Автозаводский район, Нижний Новгород Земельный участок площадью 1,23 га, заасфальтировано — 0,5 га., Здание […]
  • 2 гсу ск рф Адреса и телефоны Подразделений Следственного комитета РФ Подразделения Следственного комитета Российской Федерации Следственный комитет Российской Федерации (СК РФ) 105005, Россия, г. Москва, Технический переулок, д. 2 (800) 333-00-81 […]
  • Право законодательство личность журнал Право законодательство личность журнал Вы здесь: ГЛАВНАЯ / Наука / Научные издания / Право. Законодательство. Личность Требования к авторским оригиналам статей Статья должна соответствовать следующим требованиям:• шрифт […]
  • Бесплатные юридические консультации в севастополе по телефону Бесплатные юридические консультации в севастополе по телефону Юридические услуги от компании "Севконсалт-Групп" в Севастополе по праву являются самыми востребованными в городе. Ежедневно мы решаем множество юридических вопросов наших […]