§ 3. Систематизация материалов уголовного дела

Систематизация материалов уголовного дела обусловлена необходимостью рациональной работы следователя, руководителя следственного органа, прокурора и суда по изучению уголовного дела. Под систематизацией следует понимать выработанное следственной и судебной практикой упорядочение процессуальных, организационных и других документов в уголовном деле.

Следователь начинает систематизировать материалы уголовного дела еще на начальном этапе расследования. Это вызвано необходимостью изучения уголовного дела, сопоставления материалов расследования для принятия решений, не только следователем, но и руководителем следственного органа, прокурором и судом.

Систематизация экономит время на отыскание необходимых материалов уголовного дела и облегчает работу с ними, помогает сосредоточить внимание на сгруппированных в определенном порядке материалах, относящихся, как к конкретным эпизодам расследуемого преступления, так и проверяемым версиям. Использование систематизации облегчает оценку имеющихся в деле доказательств.

В следственной практике выработаны три основных способа систематизации материалов уголовного дела. В зависимости от сложности уголовного дела, его объема, количества обвиняемых и других обстоятельств, следователями применяются хронологический, тематический и смешанный способы систематизации.

Хронологический способ представляет собой расположение документов в уголовном деле по датам и времени проведения следственных и процессуальных действий по мере поступления материалов следователю. Как правило, данный способ применяется по несложным уголовным делам, где имеется один обвиняемый, небольшое количество свидетелей и один эпизод преступления. Следует заметить, что данный способ в чистом виде, в следственной практике встречается достаточно редко.

Тематический способ систематизации материалов уголовного дела представляет собой их расположение по эпизодам преступной деятельности одного или нескольких обвиняемых. Данный способ применяется при расследовании сложных многоэпизодных преступлений, в том числе, если расследование производится группой следователей. Он удобен для составления постановления о привлечении в качестве обвиняемого, составления обвинительного заключения, принятия других процессуальных решений по уголовному делу. Данный способ более распространен в следственной практике, чем хронологический метод.

Наиболее распространен в следственной практике смешанный способ систематизации. При использовании данного способа используются в совокупности как хронологический, так и тематический способы.

Порядок расположения документов в уголовном деле законодательно не определен, он выработан в основном следственной и судебной практикой. Однако в законе в отдельных случаях прямо указано на последовательность расположения документов (ч. 8 ст. 166 УПК).

Материалы уголовного дела обязательно должны быть пронумерованы по порядку их расположения в деле, не допускается использование в номерах буквенных и других обозначений (например, 2а или 2¹ и др.). Номера листов дела проставляются в верхнем правом углу простым карандашом.

В каждом томе уголовного дела, по общим правилам делопроизводства, должно быть около 250 листов. При этом следует учитывать особенности уголовного судопроизводства, в частности нежелательно разъединять процессуальные документы, имеющие отношение к одному следственному действию, а также начинать новый том уголовного дела, например, с протокола допроса или другого следственного действия.

Согласно сложившейся практике, первым процессуальным документом в уголовном деле является постановление о возбуждении уголовного дела, которое нумеруется как лист дела номер 1.

После постановления о возбуждении уголовного дела обычно располагаются материалы, послужившие поводом для возбуждения уголовного дела. Это могут быть:

заявление или сообщение о преступлении;

протокол явки с повинной;

рапорт об обнаружении признаков преступления.

Затем необходимо расположить материалы, содержащие информацию об основании для возбуждения уголовного дела:

протокол осмотра места происшествия;

различные справки и документы, в которых содержатся достаточные данные о признаках преступления.

Материалы, касающиеся предъявления обвинения, целесообразно расположить в уголовном деле после постановления о привлечении в качестве обвиняемого.

Запросы в различные организации располагаются вместе с ответами на них. Материалы, связанные с разрешением заявленных жалоб и ходатайств, располагаются в деле после процессуальных документов, в которых эти ходатайства и жалобы заявлены.

Если в деле имеются письменные указания руководителя следственного органа, то за данными указаниями должны быть расположены материалы, свидетельствующие об их исполнении.

Материалы относительно использования специальных познаний при расследовании преступления, а именно постановления о назначении различных экспертиз, заключения экспертиз и протоколы ознакомления обвиняемого (подозреваемого) с этими документами располагаются, как правило, после документов, относящихся к изучению личности обвиняемого, в логической и хронологической последовательности.

По отдельным категориям уголовных дел, материалы использования специальных познаний могут быть размещены и до постановления о привлечении в качестве обвиняемого. Это необходимо для использования результатов специальных познаний при предъявлении обвинения (например, при расследовании причинения вреда здоровью, незаконного оборота наркотических средств).

При соединении уголовных дел в одно производство, первыми располагаются материалы того дела, по которому исчисляется срок предварительного следствия, материалы присоединенного уголовного дела располагаются после постановления о соединении уголовных дел.

По мнению автора, примерный порядок расположения документов в уголовном деле выглядит следующим образом:

опись документов, находящихся в уголовном деле. В описи указывается: количество имеющихся документов по порядку, наименование каждого документа, нумерация каждого листа находящихся в деле документов. Опись подписывается следователем;

постановление о возбуждении уголовного дела и принятии его к своему производству. Материалы, содержащие сведения о поводах и основании возбуждения уголовного дела расположенные в хронологическом порядке;

документы о производстве следственных действий, направленных на установление события преступления и лица, его совершившего;

постановление о привлечении в качестве обвиняемого, протокол его допроса, документы об избрании меры пресечения, а также документы, характеризующие личность обвиняемого;

материалы проверки показаний обвиняемого: протоколы допросов свидетелей, очных ставок, следственных экспериментов, документы иных процессуальных действий;

уведомления об окончании следственных действий;

протоколы ознакомления потерпевшего, гражданского истца, гражданского ответчика с материалами уголовного дела;

постановления о рассмотрении заявленных ими ходатайств, материалы, отражающие результаты рассмотрения ходатайств;

протокол ознакомления, обвиняемого и его защитника с материалами уголовного дела;

постановление о рассмотрении заявленных ими ходатайств, материалы, отражающие результаты рассмотрения ходатайств;

Site about Аzam Farmonov

Сайт об Азаме Фармонове Азам Фармонов ҳақидаги сайт

ОПИСЬ УГОЛОВНОГО ДЕЛА №02/1810

Документы из уголовного дела

(Перевод оглавления на английский язык осуществлен с помощью программы Online-переводчик текста и словаря PROMT) (Перевод с узбекского на русский язык произведен мной, Талибом Якубовым, с сохранением стиля следователя)

ОПИСЬ УГОЛОВНОГО ДЕЛА №02/1810

1. Постановление о возбуждении уголовного дела ………………..…….1

3. Протокол вручения заявителю звукозаписывающего устройства..3-6

5. Протокол обследования места происшествия……………………………..10-11

6. Протокол отметки денег ……………………………………………………………12-16

12. Постановление о проводении …………………………………………………..24

17. Протокол о выемке предметов ………………………………….………….31-32

18. Объяснение Д.Отакулова ………………………………………………………33

20. Объяснение А.Караматова …………………………………………………..35-36

24. Объяснение С.Содиковаа ………………………………………………………40-41

25. Объяснение М.Тухтасиновой …………………………………………………42

26. Постановление о создании оперативной группы ………………….…43

27. Протокол допроса свидетеля У.Маматкулова …………………………44-47

28. Постановление о признании пострадавшим ……………………………..48

29. Протокол допроса свидетеля А.Формонова………………………………49-50

30. Протокол допроса свидетеля С.Содиковой ……………………………..51-53

32. Протокол допроса свидетеля Б.Муминова ……………………………….54-56

33. Протокол допроса свидетеля Т.Уринбоева ……………………………..52-58

34. Постановление о назначении экспертизы ……………………………….59

35. Постановление ознакомления с протоколом экспертизы ………….60

36. Постановление о назначении экспертизы ……………………………..61

37. Протокол ознакомления с заключением экспертизы…………………62-63

38. Постановление о выемке …………………………………………………64

40. Протокол выемки предметов ………………………………………………66

46. Копия формы ф.1 А.Формонова ……………………………………………78

47. Постановление о задержании подозреваемого ……………………….79

48. Протокол допроса подозреваемого А.Формонова …………………..80-81

50. Требование копия ф.1 А.Караматова …………………………………….83

52. Постановление о задержании подозреваемого ……………………….85

53. Протокол допроса подозреваемого А.Караматова …………………..86-87

55. Протокол переговоров в аудио кассете ………………………………….90-97

56. Постановление направления по принадлежности преступления..98

57. Постановление принятия к производству …………………………….99

59. Заключение экспертизы …………………………………………………….102-105

60. Постановление ознакомления с заключением эксперта ………….106

62. Заключение экспертизы ……………………………………………………108-109

63. Постановление ознакомления с заключением эксперта …………110

64. Постановление о создании следственной группы ……………………..111

65. Постановление о назначении экспертизы ……………………………….112

66. Протокол ознакомление с постановлением …………………………….113

67. Заключение экспертизы ……………………………………………………114-115

69. Протокол ознакомления с заключением эксперта……………………..117

70. Постановление о назначении экспертизы ……………………………….118

71. Протокол ознакомления с постановлением ……………………………..119

72. Заключение экспертизы ……………………………………………………120-121

74. Протокол ознакомления с заключением …………………………………..124

75. Протокол очной ставки ………………………………………………………125-132

76. Справка и характеристика выданные СГМ ………………………………133-134

77. Постановление предъявления обвинения …………………………………135

78. Протокол допроса обвиняемого А.Формонова …………………………136-138

79. Постановление об аресте ………………………………………………..139-140

80. Справка и характеристика выданные СГМ ……………………………141-142

81. Постановление о предъявлении обвинения ……………………………143

82. Протокол допроса обвиняемого А.Караматова ………………………144-146

83. Постановление об аресте ………………………………………………..147-148

84. Протокол допроса свидетеля А.Абдуллаева …………………………..149-150

85. Ходатайство Фармонова Азамжона …………………………………….151

87. Постановление об отказе ходатайству ……………………………………153

90. Протокол допроса свидетеля М.Бойзокова …………………………….157-158

91. Протокол допроса свидетеля Ш.Худоёрова …………………………….159-160

92. Протокол допроса свидетеля Б.Шерматова ……………………………..161-162

99. Объяснение А.Элмуродова …………………………………………………….171

100. Объяснение Р.Мирзакаримова ………………………………………………172

102. Объяснение У.Маматкулова ………………………………………………….174

105. Рассчет недостачи нефтепродуктов……………………………………….177-178

112. Протокол допроса свидетеля К.Умарова …………………………………188-189

113. Протокол допроса свидетеля У.Маматкулова …………………….190-191

114. Протокол допроса свидетеля Ж.Рахмонова …………………………….192-193

115. Протокол допроса свидетеля Ф.Исматуллаева …………………………194-196

116. Протокол допроса свидетеля Я.Жулбекова …………………………….197-198

117. Протокол допроса свидетеля Г.Элмуродова …………………………….199-200

118. Протокол допроса свидетеля С.Сафарова ……………………………….201-202

119. Протокол допроса свидетеля Ш.Бекпулатова …………………………..203-204

124. Протокол допроса свидетеля А.Рузиева………………………………….215-216

125. Протокол допроса свидетеля А.Худоёровой…………………………….217-218

126. Протокол допроса свидетеля О.Шеркулова……………………………..219-220

127. Протокол допроса свидетеля Ф.Исматуллаева………………………….221223

128. Протокол допроса обвиняемого А.Формонова…………………………224-225

132. Протокол ознакомления с заключением эксперта …………………..229

134. Протокол допроса У.Урозова ……………………………………………..231-232

136. Список телефонных номеров ………………………………….…………235-240

137. Протокол допроса свидетеля Р.Хайдарова ……………………………..214-242

139. Постановление о прекращении части уголовного дела, о признании вещественным доказательством …………………………………………………245-246-246а

140. Протокол о предъявлении обаинения…………………………………….247-248

141. Протокол допроса обвиняемого А.Формонова ……………………….249-251

142. Протокол о предъявлении обаинения ………………………………..252

143. Протокол допроса обвиняемого А.Караматова……………………….253-255

145. Протокол об окончании уголовного дела ……………………………..257-259

146. Обвинительное заключение ……………………………………………260-273

147. Список лиц, вызываемых в судебное заседание ……………………274

Составляем опись дел

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей:

• опись дел постоянного хранения (Приложение 14);

• опись дел по личному составу (Приложение 15);

• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);

• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);

• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);

• опись дел структурного подразделения (Приложение 23);

• опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей:

• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);

• форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);

• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);

• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1]).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).

2 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

3 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.

Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).

СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):

• приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);

• списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);

• личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

• акты о несчастных случаях;

• журналы учета документов по личному составу.

Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).

Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу (приказы (распоряжения) по личному составу), личных дел уволенных работников.

Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).

Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).

Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).

Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.

Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30–50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).

ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.

4 Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.

5 Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.

Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.

6 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» – содержимое папки и путь к ней.

ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).

Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14–18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.

Согласно п. 3.7.6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ

«№ п/п». Порядок нумерации дел в описи – валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).

«Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.

Например: 02-03 – Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела.

«Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.

Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).

«Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил). Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».

«Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).

«Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.

«Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п., например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006–2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа. Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».

ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)

Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

• крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).

Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).

Предисловие (дополнение к предисловию). К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие (п. 3.7.10 Основных правил). В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.

Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической.

В историческую часть вносят сведения:

• по истории организации: дата образования, сведения об изменении наименования организации;

• об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи.

В историографической части:

• дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;

• указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

• отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;

• дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;

• освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно.

Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему.

Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома (более 250 страниц или толщина более 4 см).

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации (Пример 12).

Оглавление. К законченной описи обязательно составляется оглавление (п. 3.7.19 Основных правил). Оглавление составляется к годовому разделу описи, если в ней имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавление включают:

• список сокращений (составляемый в необходимых случаях);

• названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;

• указатели (если они имеются) (пункт 3.7.12 Основных правил).

Приведем пример оглавления.

Указатель. Указатель слов составляется к законченной описи дел (п. 3.7.19 Основных правил). Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:

Список сокращенных слов. Составляется также к законченной описи (п. 3.7.19 Основных правил).

Итоговая запись. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также

грифы утверждающих структур (муниципального или государственного архива и ЭК организации) (Пример 13).

Лист-заверитель. Последний лист описи – лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.

Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам 2015 (Пример 14).

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей. Реестр описей является обязательным документом архивного учета (п. 6.4.6 Основных правил, п. 3.6 Правил 2015).

Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.

В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам 2015 (Пример 15).

СОГЛАСОВАНИЕ ОПИСЕЙ НА ЗАСЕДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя.

Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации (п. 2.2.6 Основных правил) (Пример 16).

По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14 Основных правил).

Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации (п. 3.7.14 Основных правил).

Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры 1, 2, 4–9).

[1] Утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010.

М.М. Сичкарева, юрист, специалист по архивному делу

Еще по теме:

  • Ук рф ст 2281 ч 5 Ук рф: ст. 228.1 ч.3 п. а Статья 228.1. Незаконные производство, сбыт или пересылка наркотических средств, психотропных веществ или их аналогов, а также незаконные сбыт или пересылка растений, содержащих наркотические средства или […]
  • Как развестись в майнкрафт 152 marry Простые Команды в Minecraft Сложные команды, создающие механизмы, мобов, оружие и т.д. смотрите по ссылке команды майнкрафт. Список серверных команд админа в Minecraft можно посмотреть по ссылке. На этой странице команды, которые […]
  • Калужская обл тарусский р-н земельный участок купить Земельные участки в Тарусский Всего 356 объявлений Всего 356 объявлений Продается земельный участок, 11.9 сотки. вчера в 12:53 139 Риелтор Пожаловаться Заметка Готовая инфраструктура. Д/сады, школа и поликлиника. […]
  • Пунктом 1 статьи 743 гк рф Пунктом 1 статьи 743 гк рф С 01 июня 2015 года вступила в силу новая статья 317.1 ГК РФ «Проценты по денежному обязательству», а также была изменена редакция статьи 395 ГК РФ «Ответственность за неисполнение денежного обязательства». К […]
  • Закон об оружии флобера Юридический минимум для владельца оружия под патрон Флобера Юридический минимум для владельца оружия под патрон Флобера1. Оружие2. Патроны3. Выводы4. Описание работы оружия под патрон Флобера Что нужно знать владельцам оружия под патрон […]
  • Какая статья 261 Статья 261 ТК РФ. Гарантии беременной женщине и лицам с семейными обязанностями при расторжении трудового договора 22 декабря 2017 19 декабря 2017 15 декабря 2017 Обсуждение статьи Вопросы по статье Добрый день, я ушла в декрет, после […]