Как правильно провести инвентаризацию

Глава 12. Инвентаризация капитальных вложений

Особенностью инвентаризации капитальных вложений является то, что на счете 08 «Капитальные вложения» учитывают затраты на создание (приобретение) разнообразных объектов бухгалтерского учета — таких как основные средства, нематериальные активы, ценные бумаги. В процессе инвентаризации капитальных вложений составляются инвентаризационные описи по отдельным статьям затрат по субсчетам счета 08 «Капитальные вложения».

Инвентаризация капитальных вложений должна проводиться по разным направлениям:

1) строительство объектов основных средств;

2) приобретение объектов основных средств;

3) приобретение нематериальных активов;

4) приобретение ценных бумаг.

Инвентаризация капитального строительства проводится путем составления инвентаризационных описей с указанием наименования объекта, объема выполненных работ по нему и по каждому отдельному виду работ.

Инвентаризация капитального строительства и незавершенного капитального строительства проводится путем составления инвентаризационных описей по общей стоимости объекта и структуре капитальных вложений.

Методика проверки незавершенного капитального строительства имеет много общего с инвентаризацией объектов основных средств. Согласно ст.740 ГК РФ договор строительного подряда заключается на строительство или реконструкцию предприятия, здания (в том числе жилого дома), сооружения или иного объекта, а также на выполнение монтажных, пусконаладочных и иных неразрывно связанных со строящимся объектом работ. При этом в общем случае предполагается, что договор строительного подряда действует на весь срок выполнения строительно-монтажных работ на объекте — от проектно-изыскательских работ (или нулевого цикла, если проектно-изыскательские работы являются предметом иного договора) до отделочных работ. Однако в силу ряда причин строительство не всегда может быть завершено. К таким причинам относятся: исчерпание источников финансирования у инвесторов, изменение инвестором вида основной деятельности, в результате чего надобность в окончании строительства объекта исчезает, банкротство или несостоятельность инвестора. Изменение финансового состояния других участников процесса осуществления капитальных вложений — заказчика и подрядной организации — к прекращению строительства не приводят.

Чтобы получить достоверные данные, необходимо провести как натуральную проверку всех возводимых объектов и выполненных работ, так и документальную проверку затрат на строительство. При проведении инвентаризации целесообразно участие представителей генподрядчика, субподрядных строительных организаций, а также генеральной проектной организации. Порядок проведения инвентаризации незавершенного капитального строительства регулируется пп.3.32-3.35 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

По незавершенному капитальному строительству в инвентаризационных описях указывается наименование каждого строящегося объекта и фактически выполненный объем строительно-монтажных работ по этому объекту, по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию.

Инвентаризация незавершенного капитального строительства проводится посредством проведения контрольных обмеров, которые производятся непосредственно на строительной площадке. При этом фактические объемы выполненных строительно-монтажных работ должны быть сопоставлены с данными локальных смет, а также данными учета соответствующих служб заказчика и подрядчика.

Основными целями контрольных обмеров являются проверки объемов и стоимости:

— оплаченных или предъявленных к оплате работ за полностью законченные строительством и сданные в эксплуатацию объекты, подготовленные к выпуску продукции, очереди и пусковые комплексы;

— затрат по незавершенному производству строительно-монтажных работ;

— затрат на оборудование, находящееся в монтаже и числящееся на балансе заказчика или подрядчика.

При производстве контрольных обмеров устанавливается:

— соответствие фактически строящегося объекта его характеристике и назначению, предусмотренному в утвержденной проектно-сметной документации и титульном списке;

— полнота выполненных работ, принятых по актам приемки, и соответствие их проектно-сметной документации и титульным спискам;

— эксплуатационная готовность законченного строительством и сданного объекта;

— объем незавершенного производства строительно-монтажных работ;

— соответствие количества единиц, их типа и стоимости оборудования, предусмотренных проектом и сметой и фактически сданных в монтаж (в том числе правильность расходования средств на заготовительно-складские расходы).

По результатам контрольных обмеров составляются акты. Результат контрольного обмера сопоставляют с данными проектно-сметной документации, справок о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3), а также общего журнала учета работ (форма N КС-6), который ведет производитель строительных работ.

В качестве первичного документа для оформления результатов инвентаризации незавершенного строительства может быть использован акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма N ИНВ-10) с незначительными текстовыми изменениями.

При проведении инвентаризации незавершенного капитального строительства проверяется:

— не числится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;

— состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов. По этим объектам, в частности, необходимо выявить причины и основания для их консервации.

На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично (в том случае когда общий объем работ включает в себя строительство нескольких объектов, которые могут быть введены в эксплуатацию и использоваться обособленно), составляются особые инвентаризационные описи. Отдельные описи составляются также на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуатацию объекты. В таких описях необходимо указать причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов.

На прекращенные строительством объекты, а также на проектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству составляются инвентаризационные описи, в которых приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости с указанием причин прекращения строительства. Для этого должны использоваться соответствующая техническая документация (чертежи, сметы, сметно-финансовые расчеты), акты сдачи работ, этапов, журналы учета выполненных работ на объектах строительства и другая документация. В процессе документальной проверки устанавливается завышение стоимости работ, вызванное:

— неправильным применением сметных норм и расценок, поправочных коэффициентов пересчета сметной стоимости в уровень текущих цен, размеров лимитированных и прочих затрат, норм накладных расходов и других нормативов, формирующих договорную цену строительной продукции. В случае выявления подобных нарушений сметные нормы и расценки следует пересчитать по соответствующему коэффициенту (уменьшить договорную цену на сумму разницы между использованными нормами, лимитами и нормативами и теми, которые должны были использоваться). Сумма разницы должна быть отнесена на уменьшение задолженности заказчика по суммам выполненных и принятых строительно-монтажных работ. В бухгалтерском учете заказчика должна быть сделана проводка: Дебет 08 Кредит 60 (сторно);

— включением в стоимость выполненных работ затрат, не относящихся к строительно-монтажным работам (по приобретению оборудования, по проведению предмонтажных ревизий и устранению дефектов оборудования, по пусконаладочным работам и т.д.). В бухгалтерском учете заказчика на суммы, подлежащие отнесению на увеличение стоимости оборудования (не сданного в монтаж, а находящегося на складе), должна быть сделана проводка: Дебет 07 Кредит 08. Что касается работ по устранению дефектов оборудования, проведению пусконаладочных работ, то их стоимость должна быть списана с задолженности заказчика перед подрядчиком и с суммы стоимости незавершенного строительства и отнесена на соответствующие источники возмещения;

— включением в расчетные документы работ и затрат, фактически не выполненных или ранее уже оплаченных, что является искусственным завышением отчетных показателей. Аудиторская практика показывает, что данная ошибка является наиболее распространенной;

— необоснованным включением в расчетные документы физических объемов работ, превышающих предусмотренные в проектно-сметной документации. При проведении инвентаризации необходимо иметь в виду требование п.3 ст.744 ГК РФ, в соответствии с которым подрядчик имеет право требовать пересмотра сметы, если по не зависящим от него причинам стоимость работ превысила смету не менее, чем на 10 %. Поэтому если удорожание стоимости работ было обусловлено объективными причинами, согласовано с заказчиком и сумма удорожания не превысила 5 %, то это не может расцениваться как нарушение. Если же смета пересмотрена не была, то необходимо выяснить, по чьей вине это произошло. Если виноват заказчик, вовремя получивший дополнительную смету, но по необъективным причинам не рассмотревший ее в установленные сроки, то данный факт вряд ли можно рассматривать как нарушение. Если виноват подрядчик, вовремя не сообщивший о необходимости проведения дополнительных работ (или самостоятельно выполнивший работы, не предусмотренные договором), то в учете заказчика сумма кредиторской задолженности должна быть уменьшена. Так как фактическая стоимость принятых работ реально не уменьшается, суммы разницы следует относить на увеличение источников финансирования или на прибыль заказчика;

— необоснованным увеличением стоимости монтажных работ за счет завышения количества единиц и веса оборудования;

— повторным предъявлением к оплате отдельных элементов прямых затрат, накладных расходов, учтенных в составе комплексных норм, цен и расценок или входящих в состав процентных начислений (временные здания и сооружения, зимние удорожания и др.);

— сокрытием фактически выполненных объемов работ;

— отсутствием должного оформления свободных (договорных) цен на материалы, изделия, конструкции и тарифов на услуги (протоколы согласования, договоры);

— неполным или несвоевременным возвратом подрядной организацией заказчику стоимости материалов и конструкций, полученных от разборки сносимых и переносимых зданий и сооружений, в размере, определенном сметной документацией;

— отсутствием в платежных документах учета возвратных сумм в установленном размере от сметной стоимости временных зданий и сооружений в случаях, когда расчеты между заказчиком и подрядчиком по таким объектам производятся по процентной норме. Само отсутствие возвратных сумм еще не может свидетельствовать о том, что имеет место переплата заказчиком объемов выполненных работ. Поэтому в ходе инвентаризации необходимо установить причины неправильного оформления платежных документов и только в случае, если возвратные суммы фактически не удерживались, вносить изменения в бухгалтерский учет. Задолженность перед подрядчиком должна быть уменьшена;

Кроме того, в процессе проведения документальных проверок в ходе инвентаризации незавершенного капитального строительства выявляются и такие нарушения, как факты перевыполнения объемов работ сверх предусмотренных договорами подряда, несоблюдение целевого использования средств, выделяемых на строительство объекта несколькими инвесторами (перерасход одних источников и недоиспользование других).

Инвентаризация капитальных вложений в отдельные объекты основных средств связана как с проверкой их наличия и состояния, так и с определением степени готовности к эксплуатации. Если объект фактически принят в эксплуатацию, но продолжает числиться на субсчете 08-4 «Приобретение отдельных объектов основных средств», у организации, с одной стороны, возникает неучтенный объект обложения налогом на имущество с момента реального ввода его в эксплуатацию, с другой стороны, занижается себестоимость из-за отсутствия амортизационных отчислений по данному объекту. В то же время, поскольку единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект, который может представлять собой обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, возможно наличие в составе капитальных вложений объектов, способных к самостоятельному выполнению определенных функций, но предназначенных для включения в создаваемый комплекс. Потенциальная готовность к эксплуатации таких объектов не является причиной для их зачисления в состав основных средств.

В соответствии с п.3.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, при выявлении объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, комиссия должна вносить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Указанные особенности целесообразно отразить в рабочей таблице к акту инвентаризации капитальных вложений в основные средства. В рабочей таблице следует предусмотреть графы следующего содержания: объект капитальных вложений и его элементы; техническая характеристика объекта; поставщик (номер договора, дата); стоимость объекта по смете; процент технической готовности; сумма затрат (отдельно показывается фактическая и отдельно по данным учета); расхождения.

В процессе инвентаризации составляются отдельные инвентаризационные описи на законченные, но не введенные в эксплуатацию объекты, в которых указываются причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию объектов. Заполняются инвентаризационные описи на объекты, строительство которых прекращено, а также на проектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству, в которых указываются данные о характере выполненных работ и их стоимости с указанием причин прекращения строительства.

По результатам инвентаризации незаконченного капитального строительства вносятся соответствующие исправления в бухгалтерский учет заказчика и подрядной строительной организации. На практике расхождения фактических данных с данными учета по незавершенному капитальному строительству имеют место в силу ряда причин, которые нельзя назвать объективными.

В бухгалтерском учете заказчика исправления по результатам инвентаризации незавершенного капитального строительства будут иметь следующий вид:

Дебет 08 Кредит 60 (сторно) — на сумму выявленных завышений стоимости строительно- монтажных работ;

Дебет 08 Кредит 60 — на сумму стоимости строительно-монтажных работ, не учтенных при проведении предыдущих расчетов.

Наличие у организации остатка по субсчету 08-6 «Приобретение нематериальных активов» обычно связано с неоконченным процессом оформления имущественных прав на конкретный объект в соответствии с требованиями действующего законодательства. Например, организация разработала (самостоятельно или с привлечением исполнителя) товарный знак. Затраты на его разработку учитывают на субсчете 08-6 до получения свидетельства о регистрации товарного знака в Российском агентстве по патентам и товарным знакам. Причина невозможности отразить фактические затраты на приобретение объектов нематериальных активов непосредственно на счете 04 «Нематериальные активы» должна быть указана в акте инвентаризации. Для этого в рабочую таблицу к акту инвентаризации капитальных вложений в приобретение нематериальных активов включают следующие данные: наименование будущего объекта нематериальных активов; лицо, передающее права (номер договора, дата); причина невключения в состав нематериальных активов; сумма затрат (отдельно фактическая и по данным учета); расхождения.

При инвентаризации капитальных вложений на приобретение ценных бумаг необходимо проверить правильность и полноту их формирования, выявить расхождения между данными бухгалтерского учета и документами, подтверждающими эти затраты. Расхождения в этом случае возможны как из-за несовпадения стоимостных оценок (количественных данных) по операциям с ценными бумагами, так и из-за ошибочного отнесения затрат на другие объекты.

При проведении инвентаризации капитальных вложений необходимо иметь в виду, что согласно приказу Минфина России от 28 июня 2000г. N 60н в бухгалтерском балансе (форма N 1) по статье «Незавершенное строительство» отражается стоимость объектов недвижимого имущества, на которые отсутствуют документы, подтверждающие государственную регистрацию объектов недвижимости в установленных законодательством случаях.

инвентаризация контроль проверка

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятия и организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Это вытекает из ст.12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ. Инвентаризации имущества и обязательств должны проводить все экономические субъекты и независимо от формы собственности.

Инвентаризация — установление на определенный момент фактического наличия средств и их источников, фактически произведенных затрат путем пересчета инвентаризируемого объекта в натуре, т.е. снятие остатков, или путем проверки учетных записей. С помощью инвентаризации проверяют правильность данных текущего учета и выявляют ошибки, допущенные в учете. Инвентаризация необходима для уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества предприятия.

Инвентаризации подлежит все имущество (все виды имущества, принадлежащие предприятию независимо от его местонахождения; имущество, не принадлежащее предприятию, но числящееся в бухгалтерском учете; имущество, не учтенное по какой-либо причине) и все виды финансовых обязательств.

Количество инвентаризаций в отчетном году, порядок и сроки их проведения и перечень проверяемого имущества и обязательств устанавливается руководителем предприятия, кроме случаев, когда в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризации обязательно.

Обычно инвентаризации подразделяются по различным объектам учета на:

§ Инвентаризацию основных средств;

§ Инвентаризацию капитальных вложений, незавершенных капитального строительства и капитального ремонта;

§ Инвентаризацию незавершенного производства;

§ Инвентаризацию товарно-материальных ценностей;

§ Инвентаризацию денежных средств;

§ Инвентаризацию расчетов и других статей баланса.

Сущность тех или иных объектов учета и контроля, а также их различная роль в производственно-коммерческой деятельности экономического субъекта, таким образом, накладывают особые отпечатки на саму технологию проведения каждой из таких инвентаризаций.

Порядок проведения инвентаризации денежных средств

Организации располагают денежными средствами, необходимыми для их финансово- хозяйственной деятельности. Денежные средства в основном должны храниться в учреждениях банка и незначительные суммы — в кассе организации.

Порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен решением Совета директоров Центрально банка РФ от 22 сентября 1993г. №40, инструкция «О порядке ведения кассовых операций Российской Федерации» приведена в письме Банка России от 04 октября 1993г. №18.

Ведение операций с наличными денежными средствами возлагается на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить наличность в пределах лимита, согласованного с обслуживающей банковской организацией. Превышение его допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплат заработной платы. Пределы расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами в один день по одному договору не должен превышать установленного лимита.

Ревизия денежных средств является традиционным направлением, с которого начинается проверка. Прежде всего такой интерес связан с тем, что наличные денежные средства представляют собой наиболее рисковый объект потенциальных искажений официальных данных. В движении денежных средств выделяют два основных вида искажения:

· величина в отчетности завышена по сравнению с реальной (ошибка в учете или денежные средства реально присвоены, похищены и т.д.);

· величина в отчетности занижена по сравнению с реальной (ошибка в учете или существуют неучтенные денежные средства).

Для выявления ошибок и предотвращения злоупотреблений проводят внезапную инвентаризацию кассы, в ходе которой производится полный пересчёт наличных денег и проверка других ценностей, находящихся в кассе. Пересчитанный остаток наличных денежных средств сверяют с данными кассовой книги.

Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчёт и документы по операциям последнего дня, а также даёт расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет не оприходованных или несписанных в расход денег.

При инвентаризации кассы проверяется фактическое наличие денежных средств путем полистного пересчёта всех денежных знаков в покупюрной описи; никакие расписки в остаток наличных денег в кассе не включаются.

Одновременно подлежат инвентаризации денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности, с учётом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При этом определяется как фактическое их количество, так и стоимостная оценка.

По результатам проверки оформляется акт инвентаризации. В этом акте указывается состав комиссии, местонахождение проинвентаризированных денежных средств, фактические остатки и остатки по данным учета, подписка кассира о приеме денежных средств на свою ответственность. Кроме того, определяется результат инвентаризации, берется объяснение причин расхождения с учётными данными от кассира и решение руководителя по результатам инвентаризации.

Результаты инвентаризации отражаются бухгалтерскими записями.

Излишки денег, установленные проверками, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации:

Дебет счета 50 «Касса»; Кредит счета 91 «Прочие доходы».

Недостача денег в кассе оформляется бухгалтерской записью:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; Кредит счета 50 «Касса».

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с кассира:

Дебет счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба»; Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостача денег в кассе внесена кассиром:

Дебет счета 50 «Касса»; Кредит счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если во взыскании недостачи с виновного лица отказано судом, недостача списывается на финансовый результат:

Дебет счета 91 «Прочие доходы»; Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Инвентаризация денежных средств, находящихся на расчётном и специальных счетах, согласно п. 3.43 Методических указаний по инвентаризации, производится путём сверки остатков сумм, числящихся соответственно по данным бухгалтерского учёта на счетах 51 «Расчётные счета», 55 «Специальные счета в банке» с данными выписок банков. Обычно сверка с банком осуществляется в специальных формах по состоянию на 1 января каждого года. Для отражения результатов инвентаризации денежных средств на счетах в банках не предусмотрено никаких унифицированных форм актов и описей. Организация разрабатывает указанные формы самостоятельно. Отклонения от учётных данных, выявленные при инвентаризации, образуются только из-за ошибок бухгалтера. Например, при проведении инвентаризации было выявлено превышение остатка на счёте по данным выписки из банка над остатком, который значится по данным бухгалтерского учёта. При выяснении причины этого отклонения оказалось, что оно произошло из-за того, что в учёте была повторно отражена сумма, поступившая от покупателей. В данном случае положительное отклонение фактических данных от данных бухгалтерского учёта образовалось из-за ошибки бухгалтера, которую можно исправить следующей проводкой:

Дебет счета 51; Кредит счета 62 — сторно — исправлена ошибка, вызванная повторным отражением в бухгалтерском учета платежного поручения.

Обязательность проведения инвентаризации капитальных вложений

Вопрос-ответ по теме

Я все же не уловила в каком нормативном документе четко прописано, что инвентарицация капитальных вложений (вложений в нефинансовые активы) проводится не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года. В п.1.5 приказа № 49 про это ничего не сказано. А в п. 1.2 указано, что понимается под имуществом организации и там о вложениях в нефинансовые активы нет упоминания.

Нормативным документом данный срок не прописан.

В настоящее время не существует нормативного документа, который регламентировал бы сроки начала и окончания инвентаризаций различных видов имущества и обязательств.

Ранее действовали Основные положения по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов (приведены в письме Минфина СССР от 30 декабря 1982 г. № 179), где эти сроки были оговорены. Сейчас ими можно воспользоваться как ориентирами.

Ведь проведение инвентаризации исключительно в интересах учреждения, проверка фактического наличия имущества. Исходя из этого, учреждение должно проводить проверку капитальных вложений перед составлением отчетности.

Инвентаризация капитальных вложений в объекты ОС

Вопрос-ответ по теме

Н а основании каких документов , и по каким формам проводится инвентаризация учтенных на балансе бюджетного учреждения капитальных вложений в объекты основных средств числящихся на счете 106. И на какое число инвентаризация должна проводит ь ся

Государственные (муниципальные) учреждения проводят инвентаризацию имущества, финансовых активов и обязательств в соответствии с нормативно-правовыми актами Минфина России. Об этом сказано в пункте 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Порядок инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:

— график инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;

— перечень имущества и обязательств, которые необходимо проверить.

Чтобы оформить результаты инвентаризации, составьте инвентаризационную опись (приложение 3 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Для каждого вида имущества заполните свою форму. Для капитальных вложений используйте – инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087).

Инвентаризация капитального строительства проводится путем составления инвентаризационных описей с указанием наименования объекта, объема выполненных работ и по каждому отдельному виду работ. Инвентаризация капитального строительства и незавершенного капитального строительства проводится путем составления инвентаризационных описей по общей стоимости объекта и структуре капитальных вложений. Проверяют, не числится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное в монтаж, который фактически не начат, а также состояние законсервированных объектов, строительство которых временно прекращено, причины консервации.

Инвентаризацию капитальных вложений (вложений в нефинансовые активы) – проводите не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года. Основной целью любой инвентаризации является проверка соответствия фактических данных о наличии и состоянии имущества данным бухучета. Для целей бухгалтерской и статистической отчетности объем капитальных вложений уточняется в декабре. Ведь за время, оставшееся до конца года, можно выработать управленческие решения о судьбе этих вложений. Чаще всего речь идет о вводе в эксплуатацию законченных строительством или приобретенных объектов основных средств с тем, чтобы начать их амортизацию с 1 января следующего года. Для этого необходимо оформить документы, подтверждающие ввод объектов в эксплуатацию в декабре отчетного года.

Как оформить инвентаризацию капитальных вложений

я просила не сроки проведения инвентаризации, а методику проведения. wow: Да уж. А я про сроки ничего и не сказал. Лишь процитировал документ. p

Интересно, как вы себе предстовляете. Я то хорошо представляю, поскольку в клиентах имеется централизованная библиотечная система с 40 с лишним библиотеками, я уж не говорю о крупных ВУЗах. 😉

вы на что интересно ссылаетесь. А вот с этого и надо было начинать, а не утверждать, что документов нет. 😉

Цитата приведена из приказа Минкультуры 590 от 02.12.98 Об утверждении Инструкции об учете библиотечного фонда ,

Она определяет общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей

В нем же приведен и номер документа, который так и называется: Об инвентаризации библиотечных фондов 😉

ps: И еще раз, эта проблема в форуме обсуждалась. Поиск рулит.

Вопрос: Убедительная просьба подробно осветить проведение инвентаризации: на какие приказы следует опираться, кто должен входить в состав комиссии, обязательно ли ведение всех форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88. Обязательно ли проведение инвентаризации при уходе каждого члена бригады в отпуск при коллективной материальной ответственности? Остались ли в силе положения ПР МЗ СССР N 14 от 08.01.88 г.

Ответ: В соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 30.06.2003) «О бухгалтерском учете» перед составлением годовой бухгалтерской отчетности все организации обязаны провести инвентаризацию имущества и обязательств. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Порядок проведения инвентаризации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.03.2000, с изм. от 23.08.2000) «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» проведение инвентаризаций обязательно:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

при смене материально ответственных лиц (на день приемки — передачи дел);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (п. 1.6. Приказа Минфина России от 13.06.1995 N 49.)

В соответствии с общими правилами проведения инвентаризации, изложенными в Приказе Минфина России от 13.06.1995 N 49, для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 30.06.2003) «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Результаты проведенной инвентаризации оформляются документами по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Если по результатам проведенной инвентаризации требуется составление специфических документов, форм которых нет в названном Альбоме унифицированных форм, то организация имеет право либо разработать свои формы, содержащие обязательные реквизиты, либо использовать рекомендуемые отраслевые формы документов, например, содержащиеся в Приказе Минздрава СССР от 08.01.1988 N 14 «Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений».

Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности утверждаются в учетной политике организации.

Как правильно провести инвентаризацию

Прежде чем составлять бухгалтерскую отчетность, нужно провести инвентаризацию имущества и задолженностей фирмы. Как это правильно сделать?

Инвентаризация имущества — это свер­ка того, что отражено у бухгалтера на бумаге, с тем, что фактически находится в офисе, на складе и т. д. включая обособленные подразде­ления фирмы.

Инвентаризация финансовых обязательств — это сверка задолженностей, которые отражены в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговыми декларация­ми и т. д.

Инвентаризация нужна для обеспечения до­стоверности данных учета.

Прежде всего оформите приказ руководи­теля о проведении инвентаризации. Затем зарегистрируйте его в журнале. Для этих доку­ментов предусмотрены специальные формы — № ИНВ-22 и № ИНВ-23. Создайте инвентариза­ционную комиссию.

Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и дру­гие специалисты, которые способны оценить состояние имущества и обязательств фирмы.

В приказе укажите, какие именно имуще­ство и обязательства будет инвентаризировать комиссия. Образец такого приказа приведен на с. 46.

Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгал­терского учета, в которых зафиксированы пе­речень и стоимость имущества и обязательств фирмы.

В регистрах учета должны быть следующие записи:

  • дата и наименование той или иной хозяй­ственной операции;
  • ее сумма;
  • остатки по счетам бухгалтерского учета на дату началу инвентаризации.

    Руководитель инвентаризационной комис­сии обязан завизировать приходные и расход­ные документы и сделать в них запись до ин­вентаризации на (дата).

    На основании названных документов ко­миссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы к началу инвентариза­ции. Эти данные заносят в инвентаризацион­ные описи и акты (графа «По данным бухгал­терского учета»).

    Подробно об инвентаризации вы узнаете на сайте www.buhgod.ru .

    Портал www.buhgod.ru поможет вам сдать идеальную годовую отчетность и уйти от лишних трудностей.

    Инвентаризационная опись (акт) — это до­кумент, в котором отражают результаты инвен­таризации. Для каждого вида имущества и обя­зательств оформляют свою форму. Например, при инвентаризации наличных денег заполня­ют акт по форме № ИНВ-15, товаров или мате­риалов — опись по форме № ИНВ-3 и т. д.

    Инвентаризацию имущества проводят с участием материально ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т. д.). С этих работ­ников берут расписки о том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные — спи­саны и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

    Опись подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества. Если в документе не будет хотя бы одной необходимой подписи, результаты ин­вентаризации могут признать недействитель­ными. Опись хранят в архиве фирмы не менее пяти лет.

    Сроки проведения инвентаризации

    Фактическое наличие находящегося в ор­ганизации имущества при инвентаризации проверяют путем подсчета, взвешивания, об­мера. Для этого членов комиссии необходимо обеспечить помощниками для взвешивания и перемещения грузов, а также необходимыми механизмами (весами, контрольно-измеритель­ными приборами и т. п.).

    Если инвентаризацию проводят в течение нескольких дней, то складские помещения после ухода комиссии каждый раз опечаты­вают. Основная задача инвентаризации — выяснить, совпадают ли данные бухгалтер­ского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей (суммой задолженностей). А ее цель — обеспечить достоверность данных отчетности.

    Проверить нужно не только имущество, которое принад­лежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценно­сти, учтенные на забалансовых счетах, прав собственно­сти на которые у фирмы нет (например: арендованные основные средства;товары, полученные на ответствен­ное хранение;материалы, принятые в переработку.

    Дату инвентаризации определяет руководи­тель фирмы по согласованию с бухгалтером.

    Инвентаризацию проводят в период с 1 октя­бря по 31 декабря отчетного года. К назначен­ной дате бухгалтер должен успеть подготовить документы для инвентаризационной комиссии.

    Инвентаризацию основных средств разреше­но проводить один раз в три года, а библиотеч­ных фондов — один раз в пять лет.

    Торговые фирмы сверяют наличие на сво­их складах товаров, как правило, не реже раза в квартал. Да и внезапную проверку кассы ре­комендуется делать с такой же периодичностью.

    Инвентаризация капитальных вложений в объекты ОС

    Н а основании каких документов. и по каким формам проводится инвентаризация учтенных на балансе бюджетного учреждения капитальных вложений в объекты основных средств числящихся на счете 106. И на какое число инвентаризация должна проводит ь ся

    Государственные (муниципальные) учреждения проводят инвентаризацию имущества, финансовых активов и обязательств в соответствии с нормативно-правовыми актами Минфина России. Об этом сказано в пункте 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Порядок инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:

    — график инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;

    — перечень имущества и обязательств, которые необходимо проверить.

    Чтобы оформить результаты инвентаризации, составьте инвентаризационную опись (приложение 3 к приказу Минфина России от 15 декабря г. № 173н, п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Для каждого вида имущества заполните свою форму. Для капитальных вложений используйте — инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087).

    Инвентаризация капитального строительства проводится путем составления инвентаризационных описей с указанием наименования объекта, объема выполненных работ и по каждому отдельному виду работ. Инвентаризация капитального строительства и незавершенного капитального строительства проводится путем составления инвентаризационных описей по общей стоимости объекта и структуре капитальных вложений. Проверяют, не числится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное в монтаж, который фактически не начат, а также состояние законсервированных объектов, строительство которых временно прекращено, причины консервации.

    Инвентаризацию капитальных вложений (вложений в нефинансовые активы) — проводите не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года. Основной целью любой инвентаризации является проверка соответствия фактических данных о наличии и состоянии имущества данным бухучета. Для целей бухгалтерской и статистической отчетности объем капитальных вложений уточняется в декабре. Ведь за время, оставшееся до конца года, можно выработать управленческие решения о судьбе этих вложений. Чаще всего речь идет о вводе в эксплуатацию законченных строительством или приобретенных объектов основных средств с тем, чтобы начать их амортизацию с 1 января следующего года. Для этого необходимо оформить документы, подтверждающие ввод объектов в эксплуатацию в декабре отчетного года.

    Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух версия для бюджетных. казенных и автономных учреждений

    1. Рекомендация: Как провести инвентаризацию

    Государственные (муниципальные) учреждения проводят инвентаризацию имущества, финансовых активов и обязательств в соответствии с нормативно-правовыми актами Минфина России. Об этом сказано в пункте 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

    Инвентаризация может проводиться в добровольном или обязательном порядке.

    По своему желанию учреждение может провести инвентаризацию в любой момент.*

    Обязательная инвентаризация

    В обязательном порядке инвентаризацию проводите:

  • при передаче имущества в аренду, его выкупе, продаже;
  • перед тем, как составлять годовую бухгалтерскую отчетность (при этом инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года, библиотечных фондов — один раз в пять лет);
  • при смене материально ответственных лиц;
  • когда выявлены факты хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • если учреждение реорганизуют, преобразуют или ликвидируют;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством.

    Добровольная инвентаризация

    Случаи, сроки и порядок добровольной инвентаризации, а также перечень объектов, которые нужно проверить, учреждение определяет самостоятельно (ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря г. № 402-ФЗ. п. 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 ).

    Отражение в учетной политике

    Порядок инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н ). Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:*

  • график инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;
  • даты инвентаризаций;
  • перечень имущества и обязательств, которые необходимо проверить.

    Инвентаризационная комиссия

    В учреждении нужно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Ее состав утверждает руководитель учреждения приказом. В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов. Если объем работ большой, можно создать еще и рабочую комиссию. Такие правила следуют из пунктов 2.2 и 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .

    Если же проверять нужно немного и есть ревизионная комиссия, то все может выполнить она. Инвентаризационную комиссию в этом случае создавать не надо. Это следует из пункта 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .

    При проведении инвентаризации в связи с реорганизацией в форме присоединения в состав комиссии целесообразно включить представителей учреждения-правопреемника (письмо Минфина России от 22 августа г. № 03-01-11/34511 ).

    Участие материально ответственных лиц

    Материально ответственные лица обязаны участвовать в инвентаризации, ревизиях и иных проверках вверенного им имущества (письмо Минфина России от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16 ). Условие об их обязательном присутствии при инвентаризации также предусмотрено договором о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 ).

    Главбух советует: из типовой формы договора о коллективной материальной ответственности не следует, что сотрудники (члены бригады) обязаны присутствовать при проведении инвентаризации вверенного им имущества (приложение 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 ). Однако стоит внести такое условие в договор. Такой совет дает Минфин России в письме от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16. Также об этом говорится впункте 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .

    Из типовой формы договора о коллективной материальной ответственности не следует, что сотрудники (члены бригады) обязаны присутствовать при проведении инвентаризации вверенного им имущества (приложение 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 ). Однако стоит внести такое условие в договор. Такой совет дает Минфин России в письме от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16. Также об этом говорится в пункте 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .

    Нужно перенести условие об участии в инвентаризации из положений договора о правах коллектива (бригады) в положения о его обязанностях (п. 6 и 7 приложения 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 ).

    Подготовка к инвентаризации

    Перед проведением инвентаризации:

  • подготовьте приказ о проведении инвентаризации;
  • соберите расписки от материально ответственных лиц о том, что все документы на имущество переданы в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии, поступившие ценности оприходованы, а выбывшие — списаны. Для этого предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).

    Форму приказа о проведении инвентаризации можно выбирать. Учреждение вправе использовать:

    Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря г. № 402-ФЗ.

    В нем укажите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дату начала и окончания инвентаризации. Утвердить приказ должен руководитель учреждения. После этого документ передается председателю инвентаризационной комиссии.

    Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

    Такой порядок следует из абзаца 1 пункта 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 .

    Документальное оформление

    Основными документами, которые нужно использовать при инвентаризации, являются:*

    — инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081 );

    — инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082 );

    — инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам, (ссудам) (ф. 0504083 );

    — инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах (ф. 0504084 );

    — инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (ф. 0504085 );

    — инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086 );

    — инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087 );*

    — инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088 );

    — инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089 );

    — инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091 ).

    Полный перечень документов с порядком их заполнения см. в таблице .

    Опись заполните вручную или на компьютере. При ее заполнении соблюдайте следующие правила:

    — наименование инвентаризуемых объектов, их количество указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, которые приняты в учете;

    — на каждой странице укажите прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны;

    — при обнаружении ошибки зачеркните неправильную запись и над ней проставьте правильную (при этом исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами);

    — не оставляйте незаполненные строки, на последней странице их прочеркивайте;

    — на последней странице сделайте отметку о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, которые производят проверку.

    Заполненную опись должны подписать все члены инвентаризационной комиссии. На первой странице описи материально ответственное лицо дает расписку. В ней он подтверждает, что комиссия проверила имущество в его присутствии, каких-либо претензий к членам комиссии у него нет, перечисленное в описи имущество принято на ответственное хранение. Об этом сказано в пунктах 2.9 и 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. и приказе Минфина России от 15 декабря г. № 173н .

    Если в результате инвентаризации выявлены излишки или обнаружена недостача. оформите ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092 ). Ведомость составьте только по тому имуществу, по которому выявлены отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостачу), выявленные при инвентаризации. Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями. утвержденными приказом Минфина России от 15 декабря г. № 173н .

    Формы инвентаризационных ведомостей и ведомости расхождений по результатам инвентаризации утверждены приказом Минфина России от 15 декабря г. № 173н .

    На основании ведомости расхождений (ф. 0504092 ) составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835 ). Акт подписывают члены комиссии, и утверждает руководитель учреждения. Об этом сказано в Методических указаниях. утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря г. № 173н .

    Внимание: если при проведении инвентаризации допущены нарушения, ее результаты могут быть признаны недействительными, а данные бухгалтерской отчетности — недостоверными.

    Эта ситуация может возникнуть, например, при обращении учреждения в суд о взыскании ущерба с материально ответственного лица. Перечень основных ошибок в порядке проведения инвентаризации и при оформлении ее результатов приведен в таблице .

    действительный государственный советник РФ 3-го класса

    руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

    2. Статья: Сроки проведения инвентаризации

    В тех случаях, когда обязательность проведения инвентаризации законодательно не установлена, возникает необходимость определения сроков проведения ревизии различных видов имущества и обязательств с таким расчетом, чтобы, во-первых, оптимизировать работу постоянно действующих инвентаризационных комиссий;во-вторых, установить периодичность проведения инвентаризаций таким образом, чтобы могли быть обеспечены сохранность имущества и соблюдение сроков погашения обязательств, а разработанные мероприятия (по результатам предыдущих инвентаризаций) дали реальный эффект.

    В настоящее время не существует нормативного документа, который бы определял сроки начала и окончания инвентаризаций различных видов имущества и обязательств.

    Ранее действовали Основные положения по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов (приведены в письме Минфина СССР от 30 декабря 1982 г. № 179), в которых эти сроки были определены. Сейчас ими можно воспользоваться как ориентирами.

    Итак, инвентаризацию отдельных видов имущества и обязательств целесообразно проводить в следующие сроки:*

  • основных средств — не ранее 1 ноября отчетного года. В настоящее время допускается проведение инвентаризации объектов основных средств один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. Ежегодная инвентаризация основных средств может быть обусловлена тем, что необходимо уточнить восстановительную (или балансовую) стоимость соответствующих объектов, их переоценки. Кроме того, иные сроки проведения инвентаризации основных средств могут быть установлены отраслевыми и ведомственными нормативными актами. Инвентаризация по состоянию на 1 ноября представляется наиболее удобной: у комиссии достаточно времени для обработки результатов ревизии и подготовки материалов для проведения переоценки. В эти же сроки целесообразно проводить инвентаризацию долгосрочных финансовых вложений и объектов нематериальных активов;
  • капитальных вложений (вложений в нефинансовые активы) — не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года. Уместно напомнить, что основной целью любой инвентаризации является проверка соответствия фактических данных о наличии и состоянии имущества данным бухучета. Для целей бухгалтерской и статистической отчетности объем капитальных вложений уточняется в декабре. Ведь за время, оставшееся до конца года, можно выработать управленческие решения о судьбе этих вложений. Чаще всего речь идет о вводе в эксплуатацию законченных строительством или приобретенных объектов основных средств с тем, чтобы начать их амортизацию с 1 января следующего года. Для этого необходимо оформить документы, подтверждающие ввод объектов в эксплуатацию в декабре отчетного года;*
  • незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки — не ранее 1 октября отчетного года. Этот срок обусловлен тем, что в учреждениях с большой номенклатурой производимой продукции и сложным технологическим циклом проведение инвентаризации довольно трудоемко. Для более точного формирования информации для годовой бухгалтерской отчетности срок проведения инвентаризации незавершенного производства следует по возможности максимально приблизить к отчетной дате (31 декабря отчетного года). Напомним, что для целей бухгалтерского учета в автономных учреждениях под незавершенным производством понимаются переходящие остатки затрат, отраженные на счетах, открытых к счету 0 109 00 000 Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг;
  • расходов будущих периодов — не менее одного раза в год. Причем более удобно проводить инвентаризацию по состоянию на 1 декабря — объемы расходов, которые будут произведены в декабре, определить нетрудно, а уточнить остатки всегда проще, чем их выверить;
  • сырья и прочих материальных ценностей, а также специальной одежды, специальной обуви (то есть имущества, ранее учитываемого в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов, для которого сейчас может устанавливаться особый порядок учета) — не менее одного раза в год. Так как ежегодное проведение инвентаризации должно быть как минимум приурочено к составлению отчетности, то проводить инвентаризацию материально-производственных запасов следует не ранее 1 октября. Более точные сроки уточняются с учетом номенклатуры имущества. При небольшой номенклатуре инвентаризацию можно проводить по состоянию на 1 декабря, при значительной номенклатуре — по состоянию на 1 октября;
  • нефти и нефтепродуктов — не реже одного раза в месяц. Ежемесячное проведение инвентаризации данного вида активов автоматически исключает повторное ее проведение перед составлением отчетности;
  • денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности — не менее одного раза в месяц. Отметим, что с года правила ведения кассовых операций регулируются Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ от 12 октября г. № 373-П. Данное Положение сроков и порядка проведения инвентаризации не устанавливает. Ежемесячная инвентаризация наличных и безналичных денежных средств устанавливалась нормативными актами, которые ранее принимались на уровне органов отраслевого и ведомственного управления;
  • расчетов с банками (по расчетным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам и т. д.) — по мере получения выписок из банков. А по переданным в банк на инкассо расчетным документам — на 1-е число каждого месяца. Этот вид проверки фактически проводится работниками бухгалтерии каждый раз, когда они получают банковские выписки. От постоянной проверки инвентаризация отличается тем, что ее результаты оформляются актом. Инвентаризация расчетов с банками перед составлением бухгалтерской отчетности проводится по состоянию на 31 декабря отчетного года. Аналогичным образом может проводиться инвентаризация расчетов с органом Федерального казначейства, через который автономные учреждения осуществляют расчеты. Напоминаем, что с учетом требований нового Закона о бухучете (п. 4 ст. 11 ) выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Поэтому, чтобы результаты инвентаризации расчетов с кредитными организациями и органами Федерального казначейства можно было включить в годовую бухгалтерскую отчетность, она должна быть проведена по состоянию на 31 декабря года;
  • расчетов по платежам в бюджет — не менее одного раза в квартал. Проведение инвентаризации в эти сроки обусловлено хотя бы тем фактом, что основные налоговые декларации (кроме декларации по НДФЛ) составляются по меньшей мере ежеквартально. То же самое можно отнести и к расчетам с государственными внебюджетными фондами (по суммам страховых взносов и расчетам, произведенным за счет средств соответствующего фонда), расчетные ведомости в которые также представляются ежеквартально;
  • расчетов учреждения со структурными подразделениями, выделенными на отдельные балансы, — на 1-е число каждого месяца. Здесь, по существу, проверяется расшифровка сальдо по счету учета внутриведомственных расчетов (счет 0 304 04 000 Внутриведомственные расчеты по приобретению непроизведенных активов). В сводной бухгалтерской отчетности остатка по этому счету не должно быть. Для обеспечения этого достаточно проводить инвентаризацию ежеквартально. Однако затраты структурных подразделений, как правило, влияют на уровень себестоимости продукции, работ, услуг как этих подразделений, так и головной организации. И поскольку себестоимость формируется ежемесячно, то и инвентаризация должна проводиться не реже. С учетом изменений в законодательстве по бухгалтерскому учету такую инвентаризацию также следует проводить по состоянию на 31 декабря года;
  • расчетов с дебиторами и кредиторами — не менее двух раз в год. Так как инвентаризация данного вида активов связана с большими затратами времени, ее целесообразно начинать не позднее 1 ноября с обязательным уточнением данных (для отчетности) по состоянию на 31 декабря отчетного года.

    ЖУРНАЛ АВТОНОМНЫЕ УЧРЕЖДЕНИЯ. ГОДОВОЙ ОТЧЕТ —

    * Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

    С уважением, Булат Ахмутинов

    эксперт Горячей линии БСС Система Главбух

    Ответ утвержден Наталией Зориной, ведущим экспертом Горячей линии БСС Система Главбух

    Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы Горячей линии Системы Главбух, которые Вы можете найти по адресу: http://budget.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=4

    -прочие финансовые активы.

    Под финансовыми обязательствами понимается кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

    Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежит также имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете на забалансовых счетах -арендованное, находящееся на ответственном хранении, полученное для переработки и др. а также не учтенное по каким-либо причинам.

    Основными целями инвентаризации являются:

    -выявление фактического наличия имущества;

    -сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества с данными аналитического и синтетического учета;

    -проверка полноты и правильности отражения в учете обязательств.

    Помимо этого к задачам инвентаризация можно отнести:

    -выявление материально-производственных запасов, частично потерявших свое первоначальное качество и устаревших морально;

    -выявление сверхнормативных и неиспользуемых МПЗ с целью последующей реализации;

    -проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

    Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н) позволяет организациям не проводить инвентаризацию имущества, инвентаризация которого по иным причинам была осуществлена в IV квартале отчетного года до момента начала годовой инвентаризации. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов -один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков (п. 27 положения ).

    Осуществляемые при инвентаризации действия условно можно подразделить на подготовительные, проверочные и оформительские.

    Подготовка к проведению

    Перед тем как начинать непосредственно проверку наличия имущество и подтверждения финансовых обязательств организации необходимо осуществить ряд подготовительных процедур. И первая из них -издание приказа.

    Приказ на проведение инвентаризации оформляется на специальном бланке по форме № ИНВ-22 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации ). В приказе устанавливаются:

    -персональный состав инвентаризационной комиссии;

    -объём инвентаризуемого имущества и обязательств;

    -сроки проведения инвентаризации;

    -дата сдачи материалов в бухгалтерию.

    Приказ регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-23) и передается председателю инвентаризационной комиссии.

    Если в организации вначале года создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, то ей и поручается проведение годовой инвентаризации. При большом объеме инвентаризационных работ для одновременного её проведения создаются рабочие инвентаризационные комиссии. В этом случае на постоянно действующую инвентаризационную комиссию возлагается обязанность по методологии проведения инвентаризации. Она осуществляет контрольные проверки, рассматривает объяснения материально-ответственных лиц, допустивших недостачу. Рабочие же комиссии непосредственно осуществляют инвентаризацию материально-производственных запасов, основных средств, денежных средств и т. п. в местах хранения и производства.

    Также отдается распоряжение конкретным лицам о подготовке имущества и финансовых обязательств к проведению инвентаризации. Если в организациях разработаны внутренние нормативные документы, регламентирующие деятельность комиссии на каждом этапе проведения инвентаризации, то они передаются инвентаризационной и рабочим комиссиям.

    В проведении инвентаризации участвуют материально ответственные лица. Инвентаризационная комиссия получает от них отчеты со всеми документами, подтверждающими движение материально-производственных запасов и денежных средств. Материально ответственными лицами также представляется расписка о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на МПЗ переданы в бухгалтерию, поступившие на их ответственность МПЗ оприходованы, а выбывшие -списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

    После издания приказа и распоряжения начинается подготовка имущества и финансовых обязательств к инвентаризации по местам хранения имущества и учета финансовых обязательств.

    Бухгалтерская служба распечатывает регистры аналитического учета по местам хранения имущества без указания количества и цены и передает их лицам, ответственным за подготовительный этап, для подбора документации, необходимой для проведения инвентаризации. Также ею подготавливаются инвентаризационные описи по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации. Они передаются инвентаризационной комиссии в количестве:

    -двух экземпляров -по имуществу, принадлежащему организации на праве собственности, по одному экземпляру для материально-ответственного лица и для бухгалтерии;

    -трех экземпляров -по имуществу, не принадлежащему организации на праве собственности. Дополнительный экземпляр предназначен для собственника имущества.

    Полная и точная проверка фактического наличия имущества невозможна без применения мерной тары, инвентаря для перемеривания или взвешивания, измерительных и других контрольных приборов. Обеспечение упомянутыми средствами инвентаризационных комиссии осуществляется администрацией организации до начала проверок.

    При инвентаризации используются два вида проверок:

    При натуральной проверке объекты инвентаризации непосредственно наблюдаемы, их количество определяется путем подсчета, взвешивания, обмера. Такая проверка осуществляется при инвентаризации основных средств, материально-производственных запасов, наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и т. д. При документальной проверке наличие объекта учета подтверждается непосредственно документами. Поэтому она применяется при инвентаризации начисленной величины амортизации, расходов будущих периодов, оценочных резервов, финансовых обязательств и т. д.

    Для оформления результатов вещественной проверки в большинстве случаев используются формы инвентаризационных описей, для оформления же результатов документальной проверки -формы актов инвентаризации. В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации приводится около полутора десятков типовых форм инвентаризационных описей и актов инвентаризации (утв. вышеупомянутым постановлением Госкомстата России № 88).

    Практически не одна организация не обходится без инвентаризации материально-производственных запасов. Члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают запасы в присутствии материально ответственных лиц. Вещественные их проверки осуществляется сплошным методом, т. е. пересчитываются абсолютно все ценности. Методические указания позволяют несколько упростить проверку по материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика. Количество этих ценностей может определяться на основании документов, если при обязательной проверке в натуре (на выборку) части МПЗ их количество соответствует данным спецификации или маркировке поставщиков. В противном случае инвентаризационная комиссия обязана осуществить полную проверку фактического наличия таких запасов.

    Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. Акты обмеров, технические расчеты и другие документы, послужившие основанием для установления фактического наличия имущества навалочных товаров (наливной продукции), прикладываются к соответствующим инвентаризационным описям (форма № ИНВ-3).

    Если инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет МПЗ и записать их в инвентаризационную опись, то для учета фактического наличия МПЗ на складах в период проведения инвентаризации используется инвентаризационный ярлык (форма № ИНВ-2)

    Во время проведения инвентаризации по возможности стараются приостановить поступления и выбытия МПЗ. Если же это не удается сделать, то ценности принимаются материальноответственным лицом в присутствии членов комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись Материально-производственные запасы, поступившие во время инвентаризации .

    Отпуск запасов производится в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера. Причем отпускает их материальноответственное лицо только в присутствии членов комиссии. Заносятся такие ценности также в отдельную опись Материально-производственные запасы, отпущенные во время инвентаризации .

    Данные по инвентаризации материально-производственных запасов отгруженных, но не оплаченных, находящихся в пути, принятых на ответственное хранение заносятся в отдельные акты (форма № ИНВ-4 и № ИНВ-6) и описи (форма № ИНВ-5). Отметим, что МПЗ отгруженные, но не оплаченные необходимо подразделить по запасам:

    -срок оплаты которых не наступил;

    -не оплаченным покупателями в срок;

    -право собственности на которые к покупателю переходят в особом порядке.

    По каждой группе заполняется отдельная опись

    По МПЗ, хранящимся на складах других организаций, записи в описи производятся на основании документов, подтверждающих их передачу на ответственное хранение. При этом указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов. В описях на запасы, переданные в переработку другой организации, приводятся аналогичные данные в части МПЗ, а также наименование перерабатывающей организации.

    При проведении инвентаризации материально-производственных запасов комиссия по её проведению может:

    -осуществить проверку соблюдения правил и условий их хранения;

    -выявить МПЗ, частично потерявшие свое первоначальное качество, устаревшие морально, непригодные к дальнейшему использованию. По последним составляется отдельная инвентаризационная опись;

    -выявить сверхнормативные и не используемые материальные ценности.

    По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности её проведения. Они осуществляются с участием инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия помещения, где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок оформляются актом (форма № ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма № ИНВ-25).

    При проведении инвентаризации основных средств и нематериалных активов проверяется наличие самих активов и соответствующих первичных документов по их оприходованию и учету: наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета, технических паспортов или другой технической документации, документов, подтверждающих права организации на нематериальные активы.

    Проверяется также правильность отражения в учете фактов поступления и использования основных средств и нематериальных активов.

    Объекты, которые на период проведения инвентаризации будут находиться вне места расположения организации. автомобили, суда, железнодорожные вагоны и т. д. должны инвентаризироваться до момента их временного выбытия.

    При инвентаризации объектов основных средств используется форма № ИНВ-1, нематериальных активов. форма № ИНВ-1а

    Подлежат инвентаризации и объекты основных средств, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По ним составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду. Для подтверждения наличия сданного в аренду имущества инвентаризационная комиссия должна в полном составе навестить арендатора. Так как отсутствие хотя бы одного члена комиссии при осуществлении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 методических указаний).

    Отдельная опись также составляется на основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению. В ней указывается время ввода в эксплуатацию и причины, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.).

    При инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности должны быть проанализированы расчеты с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками, работниками и другими дебиторами и кредиторами.

    При инвентаризации дебиторской задолженности комиссия помимо определения общего её размера должна установить и суммы:

    -не подтвержденные дебиторами;

    -с истекшим сроком исковой давности.

    По суммам кредиторской задолженности устанавливается причина и момент её возникновения, документ подтверждающей задолженность.

    По результатам проверки заполняется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17 последовательно с дебиторами и кредиторами. Но предварительно по указанным видам задолженности заполняется справка (приложение к форме № ИНВ-17). Её составляют в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета. Она же является основанием для составления акта по форме № ИНВ-17.

    При инвентаризации имущества в большинстве случаев подсчет ведется в натуральных единицах. Однако помимо этих значений в описи и акты вносятся денежные оценки имущества и обязательств. Берутся они из первичных документов или данных бухгалтерского учета.

    Инвентаризационные описи и акты инвентаризации подписываются всеми членами комиссии. Часть из них подписывают и материально ответственные лица. При этом производится запись, что проверка ценностей произведена в их присутствии, претензий к членам комиссии нет, и они принимают перечисленное в описи (акте) имущество на ответственное хранение.

    Оформление результатов проведенной проверки начинается с сопоставления данных инвентаризационных описей и актов инвентаризации с показателями бухгалтерского учета. Если в ходе инвентаризации выявлены отклонения между ними, то составляются сличительные ведомости. Формы сличительных ведомостей для основных средств, нематериальных активов и материально-производственных запасов утверждены вышеупомянутым постановлением Госкомстата России (формы № ИНВ-18, № ИНВ-19).

    Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

    -излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и одновременно их стоимость относится на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

    -недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм -на счет виновных лиц (нормы убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостач). Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации (п. 3 ст. 12 закона о бухгалтерском учете).

    Организация занимается строительными работами. По результатам проведенной инвентаризации обнаружено излишек кругляка, рыночная стоимость которого 12 450 руб. а также недостача досок обрезных и горбыля, учетные стоимости которых 11 530 руб. и 6750 руб. Помимо этого была выявлена недостача объекта основных средств -мобильного телефона. Его первоначальная стоимость -10 500 руб. а сумма начисленной амортизации -960 руб. При вводе объекта в эксплуатацию к вычету НДС было принято 1890 руб.

    По части пиломатериалов материальноответственные лица представили объяснения. Сумма недостачи досок обрезных отнесена на счет одного из них. Сотрудник внес необходимую сумму в кассу организации. По горбылю принято решение списать недостачу на финансовые результаты. Излишек кругляка приходуется по рыночным ценам. При этом его стоимость относится на финансовые результаты.

    Работник, которому был выдан мобильный телефон, признал вину в его утери и добровольно согласился возместить рыночную стоимость телефона, которая составила 11 640 руб. По соглашению сторон трудового договора. Эта сумма будет удерживаться из его зарплаты в течение четырех месяцев. О чем работником представлено письменное обязательство.

    В бухгалтерском учете отражение излишек и недостачи пиломатериалов, а также выбытие мобильного телефона и возмещение ущерба сотрудниками сопровождаются следующими записями:

    Еще по теме:

    • Советский мировой суд орск судебный участок №12 Советского района города Орска ЗАВЕРШЕНИЕ ОЧЕРЕДНОГО ЕЖЕГОДНОГО ОТПУСКА МИРОВОГО СУДЬИ С 08 октября 2018 года после очередного ежегодного отпуска мировой судья судебного участка №12 Советского района г.Орска Сорокина […]
    • Ст115 Ук рф ч1 УК 116 часть 2 УК РФ умышленное причинение легкого вреда здоровью Навигация по странице: Федерального закона от 27. Статья 167 УК РФ. Умышленные уничтожение или повреждение имущества Федерального закона от 24. Федерального закона от 08. […]
    • Порядок оплаты больничного листа при увольнении Как оплачивается больничный лист после увольнения в 2018 году Обязанность выплат компенсации работнику после предъявления им больничного листа при увольнении регулируется Трудовым кодексом РФ – а, точнее, его 183-й статьёй. Правда, в […]
    • Статья о неразглашении личных данных ук рф Ответственность за разглашение персональных данных по 137 УК РФ Разглашение персональных данных 137 УК РФ — указанная статья закона квалифицирует данное деяние как преступное, влекущее за собой уголовную ответственность. Сущность […]
    • У меня украли магнитолу Lada-forum.ru Украли магнитолу Спасибо Не нравится Hugo 08 Окт 2007 Спасибо Не нравится mini_puh 08 Окт 2007 Спасибо Не нравится Сергей Ч. 08 Окт 2007 Нужно что-то придумать, что мешало бы стандартными средствами […]
    • Финансово правовые акты это федеральный закон об акционерных обществах Федеральные законы РФ являются основным элементом законодательства РФ об акционерных обществах. ФСФР РФ от 08. ФЗ настоящий Федеральный закон дополнен статьей 92. Конституции РФ положения пункта 1 статьи 84 см. Гражданского кодекса РФ […]