Оплачиваем питание сотрудникам

Чтобы мотивировать сотрудников, повысить производительность труда на предприятии, работодатель заботится о формировании социального пакета для персонала. Одна из его составных частей – оплата питания. Наниматель предусматривает возможность частичной или полной компенсации стоимости обедов, а его дополнительные обязательства перед персоналом закрепляются в коллективном договоре или других локальных актах фирмы.

Другим случаем обеспечения питанием является выдача продуктов в соответствии с требованиями действующего законодательства тем сотрудникам, чья работа является вредной. Про оплату питания сотрудникам: налогообложение и порядок предоставления расскажем в материале.

Способы организации питания персонала

Работодатель обязан обеспечивать питание сотрудникам в двух ситуациях (ст. 222 ТК РФ). Нагляднее всего это можно представить в виде таблицы:

Отметим, что для сотрудников вредных производств выдача продуктов «натурой» может быть заменена на выплату равноценной суммы денежных средств. Заинтересованному работнику нужно написать заявление на имя руководства. Главное, чтобы такая замена была предусмотрена коллективным или трудовым договором.

При непосредственной оплате питания сотрудникам проводки будут отличаться от бухгалтерских записей в случае выдачи продуктов натурой.

В иных случаях организация питания в офисе – добрая воля работодателя. Принимая решение о введении данной меры поддержки персонала, руководство выбирает из следующих вариантов:

  • организация собственной столовой, где будут готовиться бесплатные обеды, устраиваться шведский стол;
  • поиск поставщиков, которые будут привозить пищу по кейтерингу;
  • покупка продуктов, которыми имеют возможность пользоваться работники на безвозмездной основе (например, кофе, чай, печенье);
  • выдача денежных дотаций и талонов, на которые можно приобретать обеды.

Если фирма-наниматель приняла решение оплачивать питание персоналу, она закрепляет его документально в коллективном договоре, положении об оплате труда или трудовых контрактах сотрудников.

Облагаются ли дотации на питание НДФЛ

С точки зрения обложения дотаций налогом на доходы физических лиц возможны две ситуации:

На дотации на питание персонала, выплачиваемые в денежной форме, начисляются взносы во внебюджетные фонды. Если средства на обеды выдаются «натурой» (например, талонами), бухгалтер определяет их стоимостное выражение в расчете на одного специалиста (с учетом включенного в цену НДС) и из найденного значения рассчитывает размер взносов.

Единственное исключение – ситуация, когда рассчитать величину дотации на одного работника невозможно по объективным причинам. В таком случае фирма-наниматель освобождена от обязанности начислять и уплачивать взносы.

Обложение НДФЛ имеет место, если фирма-наниматель может рассчитать, какую сумму дополнительного дохода получил каждый работник. В ситуациях, когда персонифицированный учет невозможен, оснований для выплаты подоходного налога не возникает. Пример: покупка питьевой воды, чая, кофе, конфет на всех офисных сотрудников, организация шведского стола.

Если условия на производстве улучшатся и перестанут быть вредными, работодатель вправе прекратить выдачу продуктов питания при одновременном соблюдении двух условий:

  • спецоценка подтвердила допустимый уровень вредности;
  • профсоюз предприятия (при его наличии) не возражает.

Сотрудник, направленный в деловую поездку по заданию руководства имеет право на оплата питания в командировке. Расходы на питание в месте временного пребывания работника включаются в суточные, полагающиеся за каждый день пребывания в командировке.

Если аттестация рабочих мест продемонстрирует, что уровень вредности сделался допустимым, но работодатель продолжит оплачивать питание персоналу, суммы дотаций будут расцениваться как доплата к окладу и облагаться НДФЛ и взносами. Отказ от исполнения указанных налоговых обязательств будет означать для фирмы наложение штрафных санкций и возникновение вопросов со стороны фискальных органов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Договор на питание сотрудников

Одной из мер стимулирования производительности труда является формирование соцпакета для сотрудников, в состав которого входит оплата питания. Работодатель полностью или частично компенсирует стоимость обедов работников, либо обеспечивает продуктами питания сотрудников, трудящихся на вредной работе. В статье рассмотрим порядок оплаты питания, начисляются ли на компенсацию страховые взносы и НДФЛ, а также разберемся как составить договор на питание сотрудников.

Какими способами можно организовать питание сотрудников

Согласно статье 222 ТК РФ, работодатель обеспечивает своих сотрудников питанием при следующих условиях труда:

  • вредных, при этом сотрудникам бесплатно предоставляется молоко и иные продукты;
  • особо вредных, при которых подразумевается выдача лечебно-профилактических продуктов.

Сотрудникам, занятым на вредном производстве, выдача продуктов может заменяться выплатой в равноценной денежной сумме. Но только в том случае, если это предусмотрено в трудовом или коллективном договоре. Для этого работнику нужно написать заявление на руководителя.

Во всех других случаях обеспечение питания сотрудников – является добровольным желанием работодателя. Если руководитель решает ввести данную меру поддержки в своей организации, то организация питания происходит одним из следующих способов:

  1. В организации организуют собственную столовую, в которой готовят обеды или шведские столы.
  2. Заключают договора с поставщиками, которые по кейтерингу привозят обеды.
  3. Закупают определенные продукты, которыми работники могут свободно пользоваться, к примеру, чай, кофе, сахар, печенье и т.д.
  4. Сотрудникам выдают талоны и дотации, на которые они могут приобрести себе обед.

Важно! Принятое решение работодателя о том, что он будет обеспечивать своих сотрудников питанием должно закрепляться документально. Это можно прописать в положении об оплате труда, в трудовом или коллективном договоре.

НДФЛ и страховые взносы

Обложение дотаций на питание сотрудников НДФЛ и страховыми взносами будет зависеть от того, каким образом работодатель организовал питание:

  1. Оплата питания работников происходит по инициативе работодателя. Все дотации, которые работники получают в натуральной и/или денежной форме являются их дополнительным доходом, на который начисляется НДФЛ в размере 13%. Если работникам на питание выплачиваются в денежной форме дотации, то на них начисляются взносы во внебюджетные фонды. Если дотации выдают работникам в натуральной форме, то определяется их стоимость из расчета на одного работника (в том числе НДС), а из полученной суммы рассчитываются взносы. Единственным исключением является ситуация, при которой расчет размера дотации на одного работника произвести невозможно. В этом случае работодатель вправе начислять и не выплачивать страховые взносы.
  2. Предоставление бесплатного питания работникам производится работодателем по требованию законодательства. В соответствии со статьей 222 ТК РФ работодатель обязан выдавать своим работникам, занятых на работах с повышенной вредностью, отдельные продукты питания. Все средства, которые компания тратит на данные продукты питания определяются как компенсации, которые персонал получает за исполнение своих обязанностей. Эти компенсации не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Компания тратит средства на данные компенсации в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Важно! Согласно письма Минфина №03-15-06/6579 от 05.02.2018, оплата питания работникам на основании локального документа подлежит обложению страховыми взносами. Выплачивать страховые взносы не нужно только в том случае, если питание предоставляется на основании п. 2 статьи 422 НК РФ.

Относительно НДФЛ Минфин также утверждает, что с оплаты питания работникам налог нужно удерживать (Читайте также статью ⇒ Бухгалтерский учет бесплатного питания для сотрудников).

Особенности обложения НДФЛ дотаций на питание сотрудников

В том случае, если дотации сотрудникам предоставляются в натуральной форме (к примеру, талоны на питания), то от работников нужно получить заявления, которые подтверждают, что работники согласны получать доход в такой форме. В соответствии со статьей 131 ТК РФ часть зарплаты в натуральной форме не должна быть больше 1/5 ее части. Если вести персонифицированный учет по сотрудникам невозможно, то оснований для обложения НДФЛ не возникает. Например, если компания закупает питьевую воду, чай, сахар, печенье и другие продукты, а также организуют для сотрудников шведский стол.

Когда оплата питания работникам происходит по требованиям законодательства, то для того, чтобы она не облагалась НДФЛ и страховыми взносами, работодателю потребуется наличие документов, подтверждающих превышение норм, установленных законодательством. Получить их можно в государственной комиссии, которая оценивает условия труда. В том случае если условия труда улучшаются и перестают быть вредными, работодатель может прекратить выдачу дотаций в виде продуктов питания. Но при этом должны соблюдаться следующие условия:

  • при проведении спецоценки был подтвержден допустимый уровень вредности труда;
  • согласие профсоюза организации (если он есть).

Если после аттестации рабочих мест выяснится, что уровень вредности в компании является допустимым, однако работодатель не прекращает выплату персоналу дотаций на питание, это будет расцениваться как доплата к заработной плате. Такая доплата подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ. Если работодатель не удерживает с выплат НДФЛ и не удерживает взносы, ему грозят претензии со стороны проверяющих органов, а также наложение штрафа.

Особенности составления договора на питание сотрудников

При составлении договора на питание сотрудников необходимо учитывать некоторые особенности:

  • В качестве исполнителя в договоре может выступать как организация, так и ИП;
  • Организация питания предполагает не только открытие на территории компании своей столовой, но и доставку еды в офис к конкретному времени. Способ, каким будут оказываться услуги питания не регулируется какими-либо нормативными документами, поэтому компания вправе выбрать тот, который будет приемлемым для всех участников соглашения.
  • Качество услуг питания регулируется не только договором, но и законодательными актами. Например, законом «О защите прав потребителей», «Правилами предоставления услуг общепита» и иными юридическими актами, регламентирующими качество продуктов питания.

Договор на питание сотрудников

Вне зависимости от того, какой именно способ работодатель применяет для организации бесплатного питания работников, во внутреннем нормативном акте компании должно указываться:

  • форма предоставления бесплатного питания;
  • сумма, на которую питание предоставляется по каждому работнику, а также порядок соотнесения ее на одного работника;
  • время и место предоставления бесплатного питания;
  • порядок получения компенсации, если питание выплачивается работникам в денежной форме;
  • удержание НДФЛ и др.

Если выдача продуктов питания в связи с вредными условиями работы предусматривается непосредственно в трудовом договоре с сотрудником, то это можно оформить следующим образом в пункте об оплате труда:

«… Работнику производится бесплатная выдача молока или других равноценных пищевых продуктов. Норма бесплатной выдачи молока составляет 0,5 л за смену независимо от ее продолжительности.

Работнику выплачивается компенсация на питание в размере 150 рублей за каждый отработанный день».

ОБРАЗЕЦ ДОГОВОРА

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Включаются ли затраты на оплату питания работникам в расходы при определении налоговой базы на УСН?

Ответ: Если компания применяет УСН «доходы минус расходы», то затраты на питание можно включить в расходы по оплате труда при соблюдении некоторых условий:

  • суммы затрат предусматриваются коллективным или трудовым договором;
  • выплату можно определить по каждому сотруднику.

Если компания применяет УСН «доходы», то расходы на питание на формирование налоговой базы никак влиять не будут.

Вопрос: В компании питание сотрудников организовано по принципу «шведского стола». Можем ли мы заявить НДС к вычету?

Ответ: От уплаты НДС «шведский стол» освобожден, в том числе и к вычету НДС в этом случае заявить не получится.

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Как оформить вычеты за питание?

Вопрос-ответ по теме

Татьяна, Наша организация планирует предоставлять сотрудникам питание. Мы заключаем со сторонней компанией договор на предоставление нашим сотрудникам питания, но оплачивать они его будут сами, только по меньшей цене. Соответственно работодатель оплачивает счет на питание, а у сотрудников стоимость «наеденного» вычитается из зп. Подскажите, как правильно оформить все документы в данном случае, как и какими документами отразить удержание из зп сотрудника сумм за питание.Спасибо!

По инициативе руководства организации (администрации) из заработка сотрудника можно удержать:

  • неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты;
  • неизрасходованные и своевременно невозвращенные суммы, выданные под отчет в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.;
  • излишне выданную зарплату и другие суммы;
  • суммы возмещения за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания года;
  • суммы пособий (больничного и пособия по беременности и родам), излишне выплаченные в случае счетной ошибки (например, при подсчете заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка) или неправомерных действий сотрудника (например, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия).

Такие случаи удержаний по инициативе администрации перечислены в статье 137 Трудового кодекса РФ и части 4 статьи 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Также из заработка сотрудника можно удержать причиненный организации материальный ущерб (ст. 238 и 240 ТК РФ). При этом возмещается только сумма прямого действительного ущерба (те убытки, которые можно точно посчитать), упущенную выгоду организации сотрудник не оплачивает (ст. 238 ТК РФ).

Сотрудник не несет материальной ответственности, если имущество было повреждено при стихийном бедствии, из-за ненадлежащей охраны и т. д. Полный перечень таких ситуаций приведен в статье 239 Трудового кодекса РФ.

Организация не вправе удерживать из зарплаты сотрудника никакие другие суммы, кроме тех, которые предусмотрены трудовым законодательством (НДФЛ, удержания по исполнительным листам и т. д.). Так, например, по инициативе организации нельзя удержать из зарплаты сотрудника денежные средства для погашения кредита. Такие суммы сотрудник может возместить только по собственной инициативе: внеся деньги в кассу организации, или оформив заявление с просьбой удерживать средства из его зарплаты.

При этом по инициативе сотрудника из его зарплаты можно удерживать суммы на любые цели.

Сотрудник должен подтвердить свое желание на удержания письменным заявлением.

Удержания по инициативе сотрудника производятся из его зарплаты.

Удержания из зарплаты сотрудника по его инициативе проводите без ограничений.

Закон об исполнительном производстве ограничивает размеры удержаний по исполнительным документам (ст. 99 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ). Трудовой кодекс РФ устанавливает основания и нормативы удержаний по распоряжению организации (ст. 138 ТК РФ). Других ограничений на размер удержаний законодательство не накладывает.

Поэтому по инициативе сотрудника из его заработка может удерживаться до 100 процентов дохода, но только после того, как из суммы дохода будет удержан НДФЛ (абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ).

Правомерность удержания из зарплаты любых сумм по желанию сотрудника подтверждает письмо Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1.

Также можно порекомендовать в данном случае натуральную оплату труда.

Условие о том, что часть зарплаты может выдаваться в неденежной форме, нужно зафиксировать в коллективном (трудовом) договоре (ч. 2 ст. 131 ТК РФ). Если подобной оговорки в этом документе нет, в трудовой договор нужно внести изменения. Это можно сделать, составив дополнительное соглашение к нему.

Кроме того, сотрудник должен написать заявление с просьбой выдать ему часть зарплаты в натуральной форме (ч. 2 ст. 131 ТК РФ).

Заявление можно составить как на отдельную выплату, так и на определенный период (квартал, год). В последнем случае по согласованию с администрацией сотрудник вправе досрочно отказаться от натуральной формы оплаты труда. Об этом сказано в подпункте «а» пункта 54 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

Внимание: выплата зарплаты в натуральной форме может быть признана необоснованной, если сотрудникам выдают товары по стоимости, заведомо превышающей рыночную (п. 54 Постановления пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). В данном случае рыночной ценой признается стоимость товара, сложившаяся на момент выплаты зарплаты в регионе, где находится организация.

В счет зарплаты запрещено выдавать:

  • спиртные напитки;
  • наркотические, токсические, ядовитые и вредные вещества;
  • оружие и боеприпасы;
  • боны и купоны;
  • долговые расписки.

Такие ограничения установлены частью 3 статьи 131 Трудового кодекса РФ.

Часть зарплаты, которая выплачивается в натуральной форме, не должна превышать 20 процентов от общей суммы начисленной зарплаты за месяц (ч. 2 ст. 131 ТК РФ).

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как произвести удержание из зарплаты сотрудника по инициативе организации

Какие суммы можно удержать из зарплаты сотрудника по инициативе организации

По инициативе руководства организации (администрации) из заработка сотрудника можно удержать:

  • неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты;
  • неизрасходованные и своевременно невозвращенные суммы, выданные под отчет в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.;
  • излишне выданную зарплату и другие суммы;
  • суммы возмещения за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания года;
  • суммы пособий (больничного и пособия по беременности и родам), излишне выплаченные в случае счетной ошибки (например, при подсчете заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка) или неправомерных действий сотрудника (например, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия).

Такие случаи удержаний по инициативе администрации перечислены в статье 137 Трудового кодекса РФ и части 4 статьи 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Также из заработка сотрудника можно удержать причиненный организации материальный ущерб (ст. 238 и 240 ТК РФ). При этом возмещается только сумма прямого действительного ущерба (те убытки, которые можно точно посчитать), упущенную выгоду организации сотрудник не оплачивает (ст. 238 ТК РФ).

Популярные вопросы

Сотрудник не несет материальной ответственности, если имущество было повреждено при стихийном бедствии, из-за ненадлежащей охраны и т. д. Полный перечень таких ситуаций приведен в статье 239 Трудового кодекса РФ.

Организация не вправе удерживать из зарплаты сотрудника никакие другие суммы, кроме тех, которые предусмотрены трудовым законодательством (НДФЛ, удержания по исполнительным листам и т. д.). Так, например, по инициативе организации нельзя удержать из зарплаты сотрудника денежные средства для погашения кредита. Такие суммы сотрудник может возместить только по собственной инициативе: внеся деньги в кассу организации, или оформив заявление с просьбой удерживать средства из его зарплаты.

Вопрос из практики: можно ли удержать из зарплаты сотрудника штраф за нарушение внутреннего трудового распорядка

В Трудовом кодексе РФ нет такого понятия, как штраф. Законодательство дает право организации материально наказывать сотрудника за нанесение материального ущерба (ст. 238 ТК РФ). За нарушение внутреннего трудового распорядка оштрафовать сотрудника нельзя.

За такой проступок его можно привлечь к дисциплинарной ответственности (ст. 192 ТК РФ). Например, сделать замечание или объявить выговор. В крайнем случае, если сотрудник систематически не соблюдает трудовой распорядок, его можно уволить.

Вопрос из практики: может ли работодатель удержать сумму административных штрафов за нарушения безопасности дорожного движения из зарплаты виновного водителя, за которым закреплена машина, на которую выписан штраф

Согласно части 1 статьи 238 Трудового кодекса РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение или ухудшение состояния наличного имущества работодателя, а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам (ч. 2 ст. 238 ТК РФ). К прямому действительному ущербу можно отнести и сумму штрафа за нарушение безопасности дорожного движения (письмо Роструда от 19 октября 2006 г. № 1746-6-1).

О порядке удержания из зарплаты сотрудника суммы причиненного им материального ущерба, в том числе административного штрафа см. в материале Системы Как удержать с работника материальный ущерб, нанесенный организации.

Внимание: за удержание из зарплаты сумм, не предусмотренных Трудовым кодексом РФ, организация несет административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Привлечь к ответственности организацию и ее должностных лиц может трудовая инспекция. Инспекторы могут обнаружить нарушение закона в ходе проверки организации или узнать о нем из жалобы сотрудника.

Вопрос из практики: может ли работодатель при увольнении сотрудника удержать с него деньги за купленную спецодежду

Да, может, если сотрудник откажется вернуть спецодежду при увольнении.

Спецодежда, выданная сотрудникам, является собственностью организации и подлежит возврату:

  • при увольнении;
  • при переводе внутри организации на другую работу, для которой выдача спецодежды не предусмотрена;
  • по окончании сроков ее носки взамен получаемой новой. Как правило, в этом случае старую спецодежду возвращают для утилизации.

Об этом сказано в пункте 64 приказа Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Если сотрудник не может или отказывается вернуть спецодежду при увольнении, то своими действиями он наносит организации прямой материальный ущерб. В таких случаях стоимость ущерба можно взыскать с сотрудника, в том числе удержать из зарплаты, с учетом установленного ограничения в порядке, предусмотренном статьей 248 Трудового кодекса РФ. Подробнее об этом см. Как удержать из зарплаты материальный ущерб, нанесенный организации.

Какие документы нужно оформить для удержания суммы по инициативе работодателя

Чтобы удержать какую-либо сумму из зарплаты сотрудника, руководитель организации должен выпустить приказ.

Приказ надо издать в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, погашения задолженности или неправильно рассчитанных выплат. Исключение – взыскание с увольняющегося сотрудника сумм, начисленных за неотработанные дни отпуска. Для удержания этих сумм месячный срок не действует.

Такой порядок прописан в статье 137 Трудового кодекса РФ.

Для удержания сумм в погашение материального ущерба, нанесенного организации, руководитель также должен издать приказ в месячный срок. Этот срок отсчитывается с того дня, когда комиссия установит сумму материальных потерь. Это установлено статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник не согласен с основаниями и размером удержания, то за взысканием недостающих сумм организация должна будет обратиться в суд (ст. 137, 248 и 391 ТК РФ, ст. 11 ГК РФ). В суд придется обратиться и в том случае, если в течение месяца, отведенного Трудовым кодексом РФ, руководитель не выпустил приказ об удержании.

Пример оформления удержаний из зарплаты сотрудника, производимых по инициативе администрации

Экономисту организации А.С. Кондратьеву начислена зарплата в размере 7000 руб.

Из этой суммы сотрудник должен оплатить:

  • членские взносы – 100 руб.;
  • своевременно не возвращенные подотчетные суммы (аванс на служебную командировку) – 1000 руб.;
  • платежи в погашение кредита на покупку товаров – 500 руб.

По инициативе администрации из зарплаты Кондратьева можно удержать только 1000 руб. задолженности по подотчетным суммам.

Руководитель организации издал приказ об удержании задолженности по подотчетным суммам.

Остальные удержания организация может произвести только по инициативе самого сотрудника (по его заявлению).

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

Забота о питании работников (Налоговые последствия оплаты обедов для работников)

Все прекрасно понимают, что работники не роботы. Это живые люди, которым нужно создать нормальные условия для работы. В частности, организации нужно создать условия для нормального питания сотрудников. И, конечно, идеальный для работников вариант — когда компания не только берет на себя труд организовать, но и оплачивает питание своих работников.

Организовать питание работников можно различными способами. Например, можно заказывать обеды у сторонней организации, а можно и открыть собственную столовую.

Давайте посмотрим, как бухгалтеру учитывать для целей налогообложения расходы компании, связанные с оплатой питания работников (речь пойдет об обычном будничном питании, а не о праздниках и корпоративных мероприятиях). И заодно выясним, какой вариант организации питания наиболее удобен. При этом в статье будем рассматривать только случаи, когда обязанность работодателя обеспечивать специальным питанием работников не предусмотрена законодательством, то есть не будем рассматривать вредные производства (Статья 222 ТК РФ) .

Расходы на питание работников — что это?

Расходы на бесплатное или льготное питание работников, предусмотренное системой оплаты труда в организации, не что иное, как неденежная форма оплаты труда (Статья 255 НК РФ) (Статья 131 ТК РФ) .

Оплата труда — это выплаты работникам за их труд, основанные на законодательстве, коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах и трудовых договорах (Статья 129 ТК РФ) (Статья 255 НК РФ) .

При этом для обеспечения работников бесплатным питанием или питанием по льготным ценам (далее — льготным питанием), признаваемым оплатой труда, нужно обязательно взять с каждого работника письменное заявление о том, чтобы часть оплаты труда предоставлялась ему в форме бесплатного (льготного) питания. Такое заявление нужно во всех случаях, когда часть оплаты труда выдается в неденежной форме (Статья 131 ТК РФ) .

Примечание. Напомним, что доля зарплаты, выплачиваемой в неденежной форме, не должна быть более 20% от начисленной месячной зарплаты работника (Статья 131 ТК РФ) . К натуральной форме оплаты труда может также относиться оплата аренды квартиры работникам, предоставление части зарплаты продукцией и т.д.

Внимание! Если бесплатное (льготное) питание является натуральной формой оплаты труда, то от каждого работника нужно получить письменное заявление (Статья 131 ТК РФ) .

Но даже если оплата питания не включена в систему оплаты труда, то все равно оплаченное за работника питание (полностью или частично) — это доход конкретного работника. И это надо учитывать при расчете НДФЛ и при отражении операций в бухгалтерском учете. А для этого придется вести учет — «кто сколько съел». К составлению документов, подтверждающих получение работниками бесплатного или льготного питания, лучше отнестись серьезно. Ведь любой расход организации (впрочем, как и любой доход работника), должен быть документально подтвержден. Без таких «бумажек» невозможно обосновать правильность расчета налоговой базы. Если в организации есть собственная столовая, то лучше организовать учет выданных бесплатных (или льготных) талонов. Если же обеды заказываются на стороне, то получение их работниками можно отражать в ведомости учета выдачи обедов или в ином первичном документе (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ) .

Для начала выясним, облагается ли стоимость бесплатного или льготного питания работников налогом на добавленную стоимость.

Сразу скажем: — этот вопрос спорный. Специалисты Минфина и налоговой службы высказываются за то, чтобы организация заплатила в бюджет НДС со стоимости бесплатного питания работников. Они рассматривают такое питание как безвозмездную передачу товаров работникам (Письмо Минфина РФ от 05.07.2007 N 03-07-11/212) (Статья 146 НК РФ) (Статья 154 НК РФ) . И арбитражные суды иногда поддерживали проверяющих.

Другая же позиция, которой часто придерживаются налогоплательщики, состоит в том, что НДС на стоимость бесплатного питания начислять не нужно. Поскольку оно организовано в рамках производственной деятельности в соответствии с требованиями трудового или коллективного договора. Поэтому предоставление бесплатного или льготного питания работникам не является объектом налогообложения по НДС (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.09.2005 N А44-1500/2005-15) (Статья 146 НК РФ) . Но если вы будете придерживаться такой позиции, вам придется смириться с тем, что входной НДС, связанный с приобретением товаров (работ, услуг) для питания работников, нельзя ни принять к вычету (Статья 171 НК РФ) , ни учесть в расходах (Статья 170 НК РФ) . И, конечно, надо быть готовым к спору с работниками налоговой службы.

Если же вы не хотите спорить с проверяющими и отстаивать свою точку зрения в суде, то лучше начислить НДС на стоимость бесплатного питания работников (на сумму доплаты на питание). Плюс такого подхода в том, что организация может принять к вычету входной НДС по продуктам и иным товарам (работам, услугам), которые были приобретены для этих нужд (Статья 171 НК РФ) (Статья 170 НК РФ) . И если организация заказывает обеды на стороне у поставщика — плательщика НДС, то налоговая нагрузка по налогу на добавленную стоимость в итоге равна нулю (сумма начислений равна сумме налоговых вычетов). А с экономической точки зрения что начислять НДС и принимать его же к вычету, что не облагать НДС стоимость бесплатного (льготного) питания — затраты организации будут одинаковы: — стоимость, уплаченная поставщику питания, с учетом НДС.

При этом стоимость питания, предоставляемого работникам, надо включить в налоговую базу по рыночным ценам. Если организация в своей столовой обслуживает сторонних посетителей, то довольно просто определить рыночную цену обедов, предоставляемых своим работникам бесплатно или по льготным ценам. За основу берутся цены реализации сторонним посетителям. Если же организация обеспечивает питанием только своих работников, то за основу можно взять фактические затраты на приобретение продуктов, приготовление блюд, доставку обедов и т.п. При приобретении готовых блюд на стороне проблем с определением их рыночной цены вообще нет: они будут равны ценам закупки (если не было иных расходов, например расходов на доставку).

Налог на прибыль

Когда организация бесплатно (льготно) кормит своих работников, прибыли в целях налогообложения у нее нет. Ведь при бесплатном питании доходов нет, а есть лишь одни расходы (Статья 248 НК РФ) (Статья 249 НК РФ) . При льготном питании работников прибыли тоже не будет — разумеется, если льготные цены меньше затрат на организацию питания или равны им.

В расходах для целей налогообложения прибыли затраты на бесплатное или льготное питание работников могут быть учтены только в случае, если они включены в систему оплаты труда, а значит, предусмотрены трудовыми и (или) коллективным договорами (Письмо Минфина РФ от 08.11.2005 N 03-03-04/1/344) (Статья 255 НК РФ) (Статья 270 НК РФ) (Статья 129 ТК РФ) . А одного приказа или иного распоряжения руководителя недостаточно для того, чтобы признать расходы на питание работников в налоговом учете.

Внимание! Для учета затрат на питание работников в расходах для целей налогообложения прибыли нужно, чтобы эти расходы были включены в систему оплаты труда.

Если в трудовом или коллективном договорах есть отсылка на локальный акт (специальное положение или иной отдельный документ), в котором закреплена обязанность по обеспечению питанием, то это равнозначно тому, что такая обязанность закреплена в самом договоре. В таком случае расходы на питание можно учесть для целей налогообложения прибыли.

Поскольку бесплатное или льготное питание работников — это расходы на оплату труда, такие расходы должны быть персонифицированы (то есть общая сумма расходов на питание должна быть четко распределена между работниками). Если такого распределения между работниками нет, то невозможно определить сумму, которую получил каждый работник. Следовательно, вообще невозможно включить такие «общие» расходы на питание ни в расходы на оплату его труда, ни в другие расходы (Письмо Минфина РФ от 04.03.2008 N 03-03-06/1/133) .

Внимание! Если затраты на питание нельзя распределить между конкретными работниками, то и в расходах для целей налогообложения прибыли они не учитываются.

Один из примеров подобных расходов — затраты на питание по принципу шведского стола. Если у организации есть только документы, подтверждающие расходы на организацию такого питания, то невозможно определить, кто сколько съел. Получается, что компания не может документально подтвердить расходы на питание конкретного работника при организации шведского стола. Поэтому в расходы на оплату труда (а следовательно, и в расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль) затраты на шведский стол включить нельзя. Но если компания обоснует распределение этих затрат между работниками, то шансы учесть в расходах затраты на шведский стол есть. Только такое распределение надо обязательно подтвердить документами, например расчетом стоимости бесплатного питания работников, ведомостью учета обедов или иным документом, составленным в произвольной форме. Вот один из вариантов распределения затрат на общее питание, предложенный Минфином России (правда, для целей расчета НДФЛ): суммировать все расходы на питание работников и разделить эту сумму поровну между работниками (разумеется, с учетом их нахождения на рабочем месте) (Письмо Минфина РФ от 19.06.2007 N 03-11-04/2/167) .

Если вы хотите учесть затраты на питание работников при расчете налоговой базы по прибыли, то ведите персональный учет таких расходов по каждому работнику.

Но есть и обратная сторона медали. Если расходы на бесплатное (льготное) питание — составная часть оплаты труда, то эти суммы, — конечно, при возможности их персонификации по каждому работнику — объект налогообложения по ЕСН (Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 14.03.2006 N 106) (Статья 236 НК РФ) . Подробнее об этом поговорим в разделе, посвященном единому социальному налогу.

А сейчас рассмотрим вопрос, как учитываются для целей налогообложения прибыли затраты на содержание собственной столовой.

Когда в этой столовой питаются не только работники организации (бесплатно или за деньги), но и посторонние лица, то для целей налогообложения прибыли налоговая база по деятельности такой столовой должна считаться обособленно — как у обслуживающих производств и хозяйств (Статья 275.1 НК РФ) . И убыток от деятельности такой столовой учитывается для целей налогообложения прибыли в особом порядке. Для того чтобы признать его полностью, нужно доказать, что (Статья 275.1 НК РФ) :

— стоимость обедов (питания) соответствует стоимости такого питания в специализированных организациях (того же муниципального образования, в котором находится налогоплательщик);

— расходы на содержание столовой не превышают обычных расходов на обслуживание аналогичных предприятий общепита, для которых эта деятельность является основной;

— условия оказания услуг в столовой существенно не отличаются от условий в других столовых, для которых такая деятельность является основной.

Если же не выполняется хотя бы одно из указанных условий, то убыток, полученный столовой, организация может перенести на срок, не превышающий 10 лет, и направить потом на его погашение только прибыль, полученную этой же столовой.

В случае, когда столовая «закрытая», — в ней питаются только работники организации — расходы на ее содержание учитываются при расчете налоговой базы как прочие расходы (Письмо Минфина РФ от 27.03.2007 N 03-03-06/1/173) (Статья 264 НК РФ) . Поэтому если вы решили организовать собственную столовую, то для упрощения налогообложения выгоднее сделать ее «закрытой». Так вы избавитесь хотя бы от одной проблемы — от ведения самостоятельного учета расходов, связанных с содержанием столовой, в целях налогообложения прибыли (Статья 275.1 НК РФ) .

А расходы на бесплатное питание работников должны учитываться, как мы уже выяснили, в составе расходов на оплату труда (Письмо Минфина РФ от 08.08.2007 N 03-03-06/2/149) (Письмо Минфина РФ от 04.03.2008 N 03-03-06/1/133) . То есть сначала надо определить общую сумму расходов на организацию питания работников, а затем распределить ее между работниками, которые обедали в этой столовой. И в налоговую базу по прибыли расходы на питание войдут как часть расходов на оплату труда работников, которые питались в столовой.

ЕСН и страховые взносы

Здесь все достаточно просто: — если расходы организации на бесплатное или льготное питание своих работников входят в систему оплаты труда, то они учитываются при расчете налоговой базы по налогу на прибыль и облагаются ЕСН (Статья 236 НК РФ) (Статья 237 НК РФ) , взносами на обязательное пенсионное страхование (Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ) и взносами на страхование от несчастных случаев (Постановление Правительства РФ от 02.03.2000 N 184) . Причем в налоговую базу по ЕСН, как и в базу для расчета пенсионных взносов и отчислений на страхование от несчастных случаев, стоимость питания должна включаться с учетом НДС (Постановление Правительства РФ от 02.03.2000 N 184) (Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ) (Статья 237 НК РФ) .

Значит, если в коллективном договоре или же в трудовых договорах предусмотрена обязанность организации по обеспечению работников льготным или бесплатным питанием, то с расходов на такое питание нужно платить ЕСН и страховые взносы, которые будут учтены в расходах при расчете базы по налогу прибыль (Статья 264 НК РФ) .

Не надейтесь на то, что если вы решите не учитывать расходы для целей налогообложения прибыли, то не надо будет платить ЕСН и страховые взносы. Если расходы на питание работников являются расходами на оплату труда и их можно обоснованно распределить между работниками, не «вычеркивайте» их самостоятельно из налоговых расходов. Проверяющие обязательно доначислят вам ЕСН, взносы, а также штрафы и пени (Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 14.03.2006 N 106) .

А вот если питание организовано по принципу шведского стола, то, как мы уже отмечали, персонифицировать расходы на питание по каждому работнику невозможно, соответственно, нет возможности определить сумму, с которой надо посчитать ЕСН, пенсионные взносы и взносы на «несчастное страхование», ведь ЕСН и взносы рассчитываются индивидуально по каждому сотруднику.

Если же бесплатное (льготное) питание — не составная часть зарплаты, то такие расходы на него не облагаются ни ЕСН, ни страховыми взносами (Постановление Правительства РФ от 02.03.2000 N 184) (Статья 236 НК РФ) .

Стоимость питания работников, оплаченная работодателем, — это доход работника, полученный в натуральной форме (Статья 211 НК РФ) .

Причем суммы доплаты на питание, затраты на предоставление организацией льготного или бесплатного питания надо включить в налоговую базу по НДФЛ независимо от того, содержат ли коллективный и (или) трудовой договоры положение об обязанности работодателя обеспечивать сотрудников бесплатными (льготными) обедами. Такой доход рассчитывается как стоимость питания с учетом НДС (Статья 211 НК РФ) (Статья 210 НК РФ) .

Поскольку бесплатное или льготное питание — выплата в натуральной форме, НДФЛ по таким доходам нужно удержать за счет денежных выплат, произведенных в пользу работника — то есть при начислении зарплаты. В бюджет НДФЛ надо перечислить не позднее дня, следующего за днем фактического удержания исчисленной суммы налога (Статья 226 НК РФ) . Получается, что бухгалтеру не нужно делать исключений для перечисления суммы НДФЛ, рассчитанного со стоимости бесплатного или льготного питания работников. Весь НДФЛ, рассчитанный с оплаты труда работников (как с ее денежной части, так и с части, «выплаченной» обедами), можно перечислить в бюджет по итогам месяца.

Разумеется, для того чтобы включить стоимость бесплатного или льготного питания в доход работника, нужно определить ее величину, приходящуюся на конкретного работника, — то есть опять же нужен персональный учет расходов на питание работников (их доходов).

Если такого учета нет (например, в случае организации питания по принципу шведского стола), то бухгалтеру невозможно распределить общую сумму на питание между работниками. Поэтому и в налоговую базу по НДФЛ такие суммы организации зачастую не включают, и суды соглашаются с правильностью такого подхода (ПОСТАНОВЛЕНИЕ ФАС СЕВЕРО-ЗАПАДНОГО ОКРУГА от 21.02.2008 по делу N А56-30516/2006) . Но работники налоговой службы считают, что организация должна вести индивидуальный учет выплат работникам в натуральной форме и начислять с них НДФЛ. И за нарушение учета объектов налогообложения (в частности, в налоговых карточках 1-НДФЛ) работники налоговой могут наложить на организацию штраф в размере 5000 руб., а если такие нарушения совершаются в течение более одного налогового периода, то штраф может вырасти до 15 000 руб. (Статья 120 НК РФ)

Кроме того, весьма вероятно, что проверяющие из налоговой инспекции попытаются все же начислить НДФЛ на стоимость питания работников, даже если нет ее персонального учета. Как мы уже говорили, Минфин предлагает определять доход каждого работника расчетным путем (Письмо Минфина РФ от 19.06.2007 N 03-11-04/2/167) (Статья 31 НК РФ) .

Правда, недавно Минфин все же признал, что если расходы нельзя персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную каждым работником, то нет и дохода, облагаемого НДФЛ. Но это касалось определения доходов работников при проведении праздничных корпоративных мероприятий (а на них, как известно, кроме своих работников обычно бывают и приглашенные лица) (Письмо Минфина РФ от 15.04.2008 N 03-04-06-01/86) . Так что, как видим, аналогию с питанием провести можно, но прямого указания на это в письме Минфина нет. Поэтому вполне вероятно, что проверяющие будут настаивать на том, что организация в любом случае должна обеспечить персональный учет доходов работников, выплачиваемых в натуральной форме — в форме бесплатных обедов.

Единый налог на вмененный доход

Проблема необходимости уплаты ЕНВД касается тех организаций, у которых есть собственная столовая. По решению местных органов власти услуги общественного питания могут быть переведены на ЕНВД (Статья 346.26 НК РФ) . Для уплаты ЕНВД нужно, чтобы площадь зала обслуживания в столовой не превышала 150 кв. м (Статья 346.26 НК РФ) .

Вообще, вопрос о необходимости уплаты ЕНВД с деятельности собственной столовой неоднозначен. Проверяющие считают, что надо платить ЕНВД. Причем неважно — бесплатно питаются работники или за деньги (этот вопрос нас интересует сейчас в рамках обеспечения работников льготным питанием) (Письмо Минфина РФ от 27.11.2006 N 03-11-04/3/505) (Письмо Минфина РФ от 17.04.2007 N 03-11-04/3/118) (Письмо Минфина РФ от 24.01.2007 N 03-11-04/3/16) (Письмо Минфина РФ от 27.03.2006 N 03-11-04/3/157) (Письмо Минфина РФ от 17.03.2006 N 03-11-04/3/141) (Письмо Минфина РФ от 02.03.2006 N 03-11-04/3/101) .

При этом если в столовой работники питаются по льготным ценам, то проверяющих иногда поддерживают и арбитражные суды, признавая, что деятельность такой столовой должна быть переведена на уплату ЕНВД.

Но есть и другая арбитражная практика (и кстати, таких решений судов больше). Суды встают на сторону налогоплательщиков, которые не желают платить ЕНВД с деятельности своей столовой. Ведь деятельность переводится на ЕНВД, только если она предпринимательская — то есть если ее целью является извлечение прибыли (Статья 346.26 НК РФ) . А обеспечение работников бесплатным питанием нацелено на создание работникам более комфортных условий труда. Поэтому и платить ЕНВД с деятельности столовой, в которой питаются только работники организации, не нужно (ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВАС РФ от 07.04.2008 N 3704/08 по делу N А76-18604/2006-42-694/54-905/130) (ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВАС РФ от 10.08.2007 N 9569/07 по делу N А09-6535/06-15) (ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРЕЗИДИУМА ВАС РФ от 13.02.2007 N 9565/06 по делу N А73-4874/2005-10) (ПОСТАНОВЛЕНИЕ ФАС СЕВЕРО-ЗАПАДНОГО ОКРУГА от 14.03.2008 по делу N А13-2920/2006) .

Как видим, при питании только собственных работников в столовой против уплаты ЕНВД с деятельности столовой высказался сам ВАС РФ (ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВАС РФ от 07.04.2008 N 3704/08 по делу N А76-18604/2006-42-694/54-905/130) (ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВАС РФ от 10.08.2007 N 9569/07 по делу N А09-6535/06-15) (ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРЕЗИДИУМА ВАС РФ от 13.02.2007 N 9565/06 по делу N А73-4874/2005-10) . Следовательно, весьма вероятно, что даже если ссылка на эти решения Высшего арбитражного суда не повлияет на решение проверяющих из налоговой, то в арбитражном суде организация сможет выиграть спор.

Но, учитывая сложившуюся вокруг собственной столовой, обслуживающей только своих работников, неразбериху и претензии налоговых органов, такой вариант организации питания работников можно назвать самым трудоемким и спорным с точки зрения налогообложения. С учетом этого организация собственной столовой может быть выгодна только на больших предприятиях. Только там можно добиться существенной экономии на питании работников за счет дешевизны приготовленных блюд, которая может перевесить минусы от налоговых сложностей.

Упрощенная система налогообложения

Организации, перешедшие на «упрощенку» и выбравшие объект обложения «доходы за вычетом расходов», могут учесть при расчете налоговой базы затраты на питание работников по тем же принципам, что и организации, находящиеся на общем режиме. Такие расходы должны быть поименованы в трудовом (коллективном) договоре и относиться к расходам на оплату труда (Статья 346.17 НК РФ) . НДФЛ, пенсионные взносы и отчисления на страхование от несчастных случаев с таких доходов работников все «упрощенцы» должны платить в общем порядке.

Ну и, конечно, никаких НДС и ЕСН со стоимости бесплатного питания «упрощенцам» платить не надо (Статья 346.11 НК РФ) .

Затраты на обеспечение работников питанием, признаваемым частью системы оплаты труда, относятся к расходам по обычным видам деятельности (Приказ Минфина России от 06.05.1999 N 33н) . Начисление работникам заработной платы, в том числе подлежащей выплате в натуральной форме, отражается по дебету счета 20 «Основное производство» (44 «Расходы на продажу», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы» и т.д.) и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н) .

Если у организации есть собственная столовая, то все затраты на обеспечение питанием работников сначала должны быть собраны на отдельном счете, например на субсчете «Столовая», открытом к счету 29 «Обслуживающие производства и хозяйства».

Схема бухгалтерских проводок по обеспечению работников бесплатным питанием зависит, в числе прочего, и от того, какое решение приняла организация: будет она платить НДС с расходов на питание работников или не будет. Если решено, что лучше уплатить НДС, то обеспечение работников питанием должно отражаться через счета реализации.

Если же организация решит, что НДС платить не надо (поскольку все питание предоставляется исключительно в рамках трудовых отношений), то проводки будут проще: расходы на питание можно списать сразу на счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — без их отражения на счете 10 «Материалы» или на счете 41 «Товары».

Если обеспечение работников питанием не предусмотрено трудовыми и коллективным договорами, то расходы на питание являются прочими расходами и отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н) .

Пример. Предоставление бесплатного питания работникам

В коллективном договоре закреплена обязанность торговой организации ООО «Светоч» обеспечивать работников бесплатными обедами.

ООО «Светоч» заключило договор с предприятием общественного питания — кафе «Уют» — на поставку в офис горячих обедов. Стоимость одного обеда фиксирована и составляет 118 руб. (100 руб. — стоимость обеда, 18 руб. — НДС по ставке 18%).

Количество обедов определяется ежедневно в зависимости от числа работников, вышедших на работу. Всего в штате ООО «Светоч» 30 работников, все они написали заявление на предоставление им бесплатных обедов. Один человек болел в августе 2008 г. 5 рабочих дней.

Всего в августе 2008 г. было заказано и поставлено 625 обедов.

Организация ООО «Светоч» приняла решение о том, что будет отражать бесплатную передачу обедов работникам как реализацию и платить с нее НДС.

Еще по теме:

  • Образец договор дарения доли в квартире двум несовершеннолетним детям Оформление договора дарения квартиры или ее доли на имя несовершеннолетних детей Большинство людей живут и развиваются ради благополучия своих детей. Неудивительно, что процедура дарения квартиры несовершеннолетнему еще ребенку […]
  • Переход на новый план счетов некредитных финансовых организаций Переход некредитных финансовых организаций на единый план счетов Публикации Все публикации Основные содержательные новации связаны со стандартами МСФО, поскольку принципы МСФО соответствуют требованиям Банка России. Анна […]
  • Калужская обл тарусский р-н земельный участок купить Земельные участки в Тарусский Всего 356 объявлений Всего 356 объявлений Продается земельный участок, 11.9 сотки. вчера в 12:53 139 Риелтор Пожаловаться Заметка Готовая инфраструктура. Д/сады, школа и поликлиника. […]
  • Раздел имущества полученного в наследство при разводе Делится ли наследство, полученное в браке, при разводе? Стать наследником и получить наследство может каждый граждан нашей страны: как по закону, так и по завещанию. Один из вопросов, который достаточно часто возникает: делится ли […]
  • Военный комиссариат г Курска Военный Комиссариат Железнодорожного округа Города Курска информация актуальна на 08.10.2018 на карточке организациис учетом всех используемыхисточников данных."> разделы Анкета Ликвидация Реквизиты Связи Выписка из ЕГРЮЛ ФНС […]
  • Как делится жилплощадь при разводе если есть дети Раздел квартиры при разводе с ребенком Расторжение брака при наличии в нем несовершеннолетних детей осуществляется в судебном порядке, тем более, если попутно супругами решается вопрос о разделе совместного имущества (как движимого, так и […]